Betrifft mich das?
Wenn du zur Rechnungsstellung verpflichtet bist, wird jede Beherbergungsleistung durch eine von DIAN validierte elektronische Verkaufsrechnung belegt. Aktualisiere vor der Rechnungsstellung das RUT, lass dich als elektronischer Rechnungsaussteller freischalten und halte eine genehmigte Nummerierung bereit. [1][2][4][5]
Trenne drei Fragen: Wer verkauft die Leistung, muss diese Person Rechnungen ausstellen und welche steuerliche Behandlung gilt? Dieser Ratgeber behandelt den Rechnungsablauf. Er bestimmt weder die Mehrwertsteuer noch Quellensteuer, kommunale Steuern oder eine Befreiung für nicht ansässige Gäste bei deinem Aufenthalt.
Bevor du beginnst
- Das aktuelle RUT des Ausstellers und Zugriff auf die dort registrierte E-Mail-Adresse.
- Eine gewählte Rechnungslösung: der kostenlose DIAN-Dienst, ein zugelassener Anbieter oder geeignete eigene Software. [2]
- Die erforderlichen Signatur- und Zugangsmittel. Unterscheide dabei das digitale Zertifikat für Rechnungen von den Verfahren für das DIAN-Konto. [2] [3]
- Genehmigte Nummerierung für den Produktivbetrieb, das zutreffende Präfix sowie mit deiner Buchhaltung bestätigte Vorgaben für Rechnungsdaten und Steuern.
Schritt für Schritt
- 01
Verkäufer und Rechnungspflicht klären
Halte fest, wer die Rechnung für die Beherbergung und für separat verkaufte Leistungen ausstellt. Unterscheide bei einem Verwaltungsverhältnis die Leistung des Eigentümers von der Verwaltungsgebühr. Lass die Behandlung von deiner Buchhaltung bestätigen, statt die Einrichtung einer anderen Unterkunft zu kopieren.
- 02
Einen von DIAN anerkannten Weg wählen
DIAN beschreibt seinen kostenlosen Rechnungsdienst, zugelassene Technologieanbieter und eigene Software. Vergleiche Support, Zertifikat, Korrektur- und Ausfallverfahren der jeweiligen Lösung, bevor du dich entscheidest. [2]
- 03
Registrierung und habilitación abschließen
Nutze das offizielle DIAN-Freischaltungsverfahren (habilitación) und erstelle die erforderlichen Testdokumente für die gewählte Software. Testrechnungen belegen die Einsatzbereitschaft der Software. Sie sind keine Kundenrechnungen im Produktivbetrieb. [2] [3]
- 04
Produktivnummerierung genehmigen lassen und zuordnen
Beantrage die passende Nummerierungsgenehmigung und ordne das zutreffende Präfix der Produktivlösung zu. Prüfe Nummernbereich, Gültigkeit und verfügbare Nummern. Die Verlängerung eines ungenutzten Nummernbereichs ist ein anderes Verfahren als die Freischaltung zum elektronischen Rechnungsaussteller. [3] [4]
- 05
Prüfen, übermitteln, validieren und zustellen
Prüfe Aussteller, Käufer, Leistung, Beträge und steuerliche Behandlung. Übermittle über die bestätigte Lösung, prüfe das Validierungsergebnis von DIAN und stelle dem Käufer die validierte Rechnung über den vereinbarten Kanal zu. [5]
- 06
Abgleichen und Korrekturen bearbeiten
Verknüpfe den Rechnungsverweis mit Aufenthalt, Zahlung und Buchung. Kläre mit deiner Buchhaltung, welches Korrekturdokument bei Erstattungen oder Änderungen passt. Bewahre Original und Korrekturverlauf auf, statt eine abgeschlossene Rechnung stillschweigend zu überschreiben.
Termine und Melderhythmus
Es gibt keinen einheitlichen jährlichen Termin, der die Rechnungsstellung pro Geschäftsvorfall ersetzt. Kläre das gesetzlich maßgebliche Ausstellungsereignis und Sonderfälle mit deiner Buchhaltung. Überwache diese drei betrieblichen Prüfpunkte separat.
| Situation | Was zu tun ist |
|---|---|
| Verkauf oder anderes maßgebliches Rechnungsereignis | Wende die Rechnungspflichten des Ausstellers an. Nutze das Auszahlungsdatum eines Buchungsportals nicht als allgemeingültige Rechnungsfrist. |
| Bevor ein Nummernbereich abläuft oder aufgebraucht ist | Prüfe verbleibende Nummern und Gültigkeit. Beantrage rechtzeitig die passende Genehmigung oder Verlängerung. [4] |
| Technischer Vorfall oder abgelehntes Dokument | Nutze das aktuelle Ausfall- oder Korrekturverfahren von DIAN und dem Anbieter. Halte Fehler, zuständige Person und Nachverfolgungsverweis fest. |
Häufige Fehler vermeiden
Eine Zahlungsquittung mit einer Rechnung verwechseln
Eine Quittung belegt eine Zahlung. Prüfe, ob der Geschäftsvorfall auch die zutreffende DIAN-Rechnung erfordert.
Testnummerierung im Produktivbetrieb verwenden
Halte habilitación-Tests und genehmigte Produktivnummernbereiche getrennt.
Einen ausländischen Reisepass als Steuerentscheidung behandeln
Kläre jede Voraussetzung und jeden Nachweis mit deiner Buchhaltung, bevor du eine Befreiung anwendest.
Deine Checkliste für den Alltag
Nutze sie beim Lesen für einen kurzen Abgleich. Die Häkchen bleiben nur auf dieser Seite und sind kein Nachweis einer Meldung.
Fragen von Gastgebern
Muss ich einen Technologieanbieter bezahlen, um Rechnungen auszustellen?
Nein. DIAN bietet auch einen kostenlosen Dienst für elektronische Rechnungen an. Prüfe, ob dessen Ablauf zu deinem Betrieb passt, und schließe das offizielle Einrichtungsverfahren ab. [2]
Erfülle ich mit einer Rechnung alle meine Steuerpflichten?
Nein. Rechnungsstellung, Steuererklärungen, Zahlungen, Quellensteuerabzüge und Buchhaltung haben unterschiedliche Anforderungen. Deine Buchhaltung sollte den vollständigen steuerlichen Ablauf für deinen Betrieb festlegen.
Bereitet Sixto die elektronische DIAN-Rechnung vor?
Sixto bereitet die elektronische DIAN-Rechnung für jeden Aufenthalt vor. Dein Team prüft sie und gibt sie vor dem Versand frei. Für die erste Rechnung sind weiterhin die DIAN-Freischaltung und eine genehmigte Nummerierung erforderlich.
Muss eine Ferienunterkunft Rechnungen ausstellen?
Das hängt von deinem steuerlichen Status ab. Wenn du zur Rechnungsstellung verpflichtet bist, ja. Kläre es mit deiner Buchhaltung.
Offizielle Quellen
Die folgenden Hinweise beruhen auf diesen offiziellen Quellen. Nutze die aktuellen Anweisungen der Behörde für deinen Betrieb und deinen Meldeweg.
- [1]DIAN: allgemeine Rechnungspflicht und gesetzliche Ausnahmen
- [2]DIAN: drei Schritte zur elektronischen Rechnungsstellung, Februar 2025
- [3]DIAN: Einrichtung der kostenlosen elektronischen Rechnungsstellung, Juli 2025
- [4]DIAN: Nummerierungsgenehmigung, Verlängerung und Aufhebung
- [5]DIAN: Validierungs- und Zustellungspflichten elektronischer Rechnungsaussteller
Allgemeine Hinweise, keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten hängen von deiner Tätigkeit und deinen Umständen ab. Prüfe Änderungen mit der Behörde oder deiner Beratung, bevor du handelst.