Datenschutzerklärung

Wer wir sind

Sixto wird von [Sixto-Rechtsträger, S.A.S.], NIT [NIT], mit Sitz unter [eingetragene Adresse], Medellín, Kolumbien betrieben ("Sixto", "wir"). Wir entwickeln Software für Kurzzeitvermietungen und Boutique-Hotels, zunächst in Kolumbien.

Kontakt für Datenschutzfragen: [email protected]. Über diese Adresse können Sie auch Ihre unten beschriebenen Rechte ausüben.

Unsere Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Entscheidend ist, wer über die Verarbeitung der Daten bestimmt. Deshalb unterscheiden wir zwei Fälle.

• Sixto als Verantwortlicher (Responsable del Tratamiento): für Daten über Besucher unserer Website, Personen, die uns kontaktieren oder eine Demo buchen, sowie Personen, die ein Sixto-Konto innehaben und verwalten (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle, Abrechnungsdaten und App-Nutzung).
• Sixto als Auftragsverarbeiter (Encargado del Tratamiento): für Daten, die unsere Kunden (Hotel- und Vermietungsbetriebe) über ihre Gäste, Mitarbeitenden und ihr Unternehmen in Sixto eingeben, etwa Reservierungen, Kontaktdaten, Ausweisdokumente für SIRE- und TRA-Meldungen, Zahlungen und Nachrichten. Für diese Daten ist der Kunde Verantwortlicher und entscheidet über Zweck und Art der Nutzung. Sixto verarbeitet sie nur nach dokumentierten Weisungen des Kunden gemäß unserem Zusatz zur Datenverarbeitung.

Wenn Sie Gast eines Betriebs sind, der Sixto nutzt, wenden Sie sich wegen Ihrer Daten zunächst an diesen Betrieb. Schreiben Sie uns, leiten wir Ihre Anfrage an den Betrieb weiter oder teilen Ihnen mit, an wen Sie sich wenden können.

Welche Daten wir erheben

Auf der Website: Ihre Eingaben in die Formulare „Demo buchen“ und „Kontakt“ (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, optionale WhatsApp-Nummer, Größe und Standort Ihres Portfolios, genutzte Werkzeuge, gewünschte Demoinhalte, Ihre Nachricht, Ihre Sprache und die Herkunftsseite) sowie Kampagnenparameter des aufgerufenen Links (utm_source, utm_medium, utm_campaign). Unser Hosting- und Sicherheitsanbieter erhält außerdem technische Anfragedaten wie IP-Adresse und Browserangaben. Welche Daten in Ihrem Browser bleiben, steht im Cookie-Hinweis. Öffentliche Website-Analysen erfolgen mit Umami Cloud ohne Cookies. Gemessen werden aufgerufene Seiten, Verweisquellen, Kampagnen, allgemeine Geräte- und Standortangaben sowie wenige Aktionen auf der Website (etwa Schaltflächen, Sprachwechsel oder die Nutzung eines kostenlosen Werkzeugs). Der Tracker läuft weder in der App noch auf Check-in-Seiten für Gäste; Formularinhalte und Gästedatensätze senden wir nicht an ihn. Ihr Browser verbindet sich direkt mit Umami. Außerdem sendet unser Server, wenn jemand die Registrierung in der App abschließt, eine einzelne anonyme Zählung „Registrierung abgeschlossen“ an Umami, ohne Namen, E-Mail-Adresse oder Konto- und Organisationsdaten. Siehe Cookie-Hinweis. In der lokalen Speicherung sixto-lead-journey bewahren wir bis zu 30 Tage einen Verlauf eigener Seiten auf: öffentliche Seitenpfade, Besuchszeiten, Seiten- und Browsersprache, Zeitzone des Browsers, erste verweisende Website und erste Kampagne. Private App-Seiten, URL-Abfragezeichenfolgen, Fragmente und Formularinhalte gehören nicht dazu. Wenn Sie Kontaktdaten übermitteln und einer Kontaktaufnahme zustimmen, wird dieser Verlauf Ihrem Interessentenprofil zugeordnet, damit das Sixto-Team Ihre Interessen versteht. Weitere Besuche öffentlicher Seiten im selben Browser können bis zu 30 Tage lang mithilfe eines privaten Schreib-Tokens ergänzt werden. Der Server speichert diesen Verlauf zusammen mit dem Interessentenprofil gemäß unserer Datenschutzerklärung. Der Verlauf ist auf die ersten und die jüngsten 500 Besuche begrenzt; gelöschter oder nicht verfügbarer Speicher kann Lücken verursachen. Falls eine Netzwerkangabe zum Land vorliegt, kennzeichnen wir sie getrennt von Ihrem Immobilienstandort als ungeprüftes ungefähres Land. Wir leiten daraus keine Staatsangehörigkeit ab. Global Privacy Control oder Do Not Track verhindert die Weitergabe dieses Verlaufs und löscht den lokalen Verlauf. Wenn Sie den Website-Speicher löschen, wird das Browser-Token entfernt; dieser Browser kann dem bestehenden Interessentenprofil dann keine weiteren Besuche hinzufügen.

In der App als Verantwortlicher: Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Sprache), Anmelde- und Sicherheitsereignisse, Abrechnungs- und Abonnementdaten (Kartendaten verarbeitet Stripe; vollständige Kartennummern speichern wir nicht), Supportgespräche, Produktfeedback sowie Nutzungs- und Diagnosedaten, damit wir den Dienst betreiben, schützen und verbessern können.

In der App als Auftragsverarbeiter im Auftrag unserer Kunden: Gäste- und Reservierungsdaten (Namen, Kontaktdaten, Staatsangehörigkeit, Reisedaten, Präferenzen), Ausweisdaten und -bilder, wenn der Betreiber sie für SIRE, TRA oder Check-in nutzt, Nachrichten mit Gästen, Zahlungs- und Rechnungsdaten, Zugangsdaten für Smart Locks (Türcodes werden bei der KI-Verarbeitung maskiert) und Daten von Teammitgliedern. Welche Daten erhoben werden, entscheidet der Betreiber.

Warum wir Daten nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage

Als Verantwortlicher nutzen wir personenbezogene Daten, um Ihre Anfragen zu beantworten und Demos vorzubereiten (unser berechtigtes Interesse und Ihre Anfrage), Ihr Konto einzurichten und zu betreiben sowie den Dienst zu erbringen (Vertragserfüllung), Rechnungen zu stellen und steuerliche Pflichten zu erfüllen (Vertrag und gesetzliche Pflicht), Sixto zu schützen, Missbrauch zu verhindern und Probleme zu beheben (berechtigtes Interesse und gesetzliche Pflicht) sowie das Produkt anhand aggregierter oder begrenzter Nutzungsdaten zu verbessern (berechtigtes Interesse). Soweit nach kolumbianischem Recht Ihre Einwilligung (Autorización) nötig ist, holen wir sie vorher ausdrücklich und nach Aufklärung ein.

Als Auftragsverarbeiter nutzen wir Kundendaten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes für den Kunden und gemäß seinen Weisungen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, verwenden sie nicht für Werbung und trainieren keine KI-Modelle mit Kundendaten.

Wenn Sie sich in der Europäischen Union oder im Vereinigten Königreich befinden, entsprechen die genannten Rechtsgrundlagen Artikel 6 der DSGVO (Vertrag, berechtigte Interessen, gesetzliche Pflicht und Einwilligung).

KI-Verarbeitung und Entfernung sensibler Angaben

Einige Funktionen von Sixto nutzen KI-Anbieter, zum Beispiel für Antwortentwürfe, die Klassifizierung von Nachrichten oder das Auslesen von Dokumenten. Anfragen gelangen über ein Sixto-Gateway zu diesen Anbietern; zuvor werden sensible Angaben wie Türcodes, gekennzeichnete Geheimnisse und Ausweisnummern entfernt. Ausweisdokumente von Gästen werden erst nach deren ausdrücklicher Einwilligung im Check-in-Prozess durch KI ausgelesen. Weder das Bild noch das Ergebnis dieses Auslesens werden vom Gateway protokolliert oder gespeichert.

Wir trainieren keine KI-Modelle mit Kundendaten und verpflichten KI-Anbieter vertraglich, diese Daten nicht zum Training zu verwenden. KI-Ergebnisse sind Vorschläge: Der Betreiber prüft sie, bevor er sie versendet oder sich darauf verlässt. Kunden können ihren eigenen KI-Agenten über API-Schlüssel anbinden; dieser erhält nur die vom Kunden vergebenen Berechtigungen.

Weitergabe und Unterauftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb von Sixto nötig ist: an Dienstleister, die Daten für uns verarbeiten (Hosting, E-Mail-Zustellung, KI-Anbieter, Zahlungen, Fehlerüberwachung und Kundensupport), an vom Kunden gewählte Integrationen (etwa Channel-Manager, Property-Management-Systeme, Smart Locks und Anbieter elektronischer Rechnungen), an Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben, und bei einer Unternehmensübertragung wie einer Fusion, worüber wir Sie informieren.

Unterauftragsverarbeiter sind durch schriftliche Vereinbarungen zu Vertraulichkeit, Sicherheit und ausschließlicher Nutzung nach unseren Weisungen verpflichtet. Die eingesetzten Kategorien stehen auf der Seite Unterauftragsverarbeiter. Die aktuelle namentliche Liste ist unter [email protected] auf Anfrage erhältlich.

Supportmitarbeitende dürfen nur mit Zustimmung des Kunden auf dessen Konto zugreifen. Der Zugriff ist standardmäßig rein lesend und wird im Prüfprotokoll erfasst.

Internationale Datenübermittlungen

Sixto und einige unserer Anbieter verarbeiten Daten außerhalb Kolumbiens, auch in den Vereinigten Staaten. Bei internationalen Übermittlungen personenbezogener Daten beachten wir das kolumbianische Recht und die Standards und Garantien der Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Für Daten, die der DSGVO unterliegen, nutzen wir geeignete Schutzmaßnahmen wie Standardvertragsklauseln. Unsere Anbieter müssen die Daten mindestens auf dem in Kolumbien geltenden Niveau schützen.

Aufbewahrung

Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie es für den Erhebungszweck nötig ist, und löschen oder anonymisieren sie danach. Website-Formulareingaben bleiben gespeichert, während wir mit Ihnen über Sixto sprechen; wir löschen sie auf Ihren Wunsch oder wenn sie nicht mehr benötigt werden. Konto- und Abrechnungsunterlagen bleiben während der Kontolaufzeit und anschließend für die gesetzlich vorgeschriebene steuerliche und buchhalterische Frist erhalten.

Kundendaten, die wir im Auftrag von Betreibern verarbeiten, bleiben während der Laufzeit ihres Kontos gespeichert. Nach Vertragsende stehen sie 30 Tage zum Export bereit und werden anschließend aus aktiven Systemen sowie aus Sicherungskopien bei deren Auslaufen gelöscht. Betreiber bestimmen ihre eigenen Aufbewahrungsregeln für Gästedaten entsprechend ihren gesetzlichen Pflichten und können Datensätze in der App löschen.

Sicherheit

Wir schützen personenbezogene Daten durch Verschlüsselung bei der Übertragung, strikte Trennung der Kundenkonten, rollenbasierte Berechtigungen, Prüfprotokolle, einen sicheren Speicher für Integrationsgeheimnisse und begrenzten Support-Zugriff nur mit Zustimmung. Kein System ist vollkommen sicher. Wenn ein Sicherheitsvorfall Ihre personenbezogenen Daten betrifft, informieren wir die betroffenen Kunden und, soweit gesetzlich vorgeschrieben, die Behörden unverzüglich. Siehe unsere Seite Sicherheit.

Ihre Rechte als Titular

Gemäß Ley 1581 de 2012 haben Sie das Recht:

• zu erfahren (conocer), welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern und wie wir sie nutzen;
• diese zu aktualisieren (actualizar);
• unrichtige, unvollständige oder irreführende Daten zu berichtigen (rectificar);
• einen Nachweis über Ihre erteilte Autorización zu verlangen, sofern das Gesetz keinen solchen Nachweis entbehrlich macht;
• über die Nutzung Ihrer Daten informiert zu werden;
• Ihre Daten löschen zu lassen (suprimir) und Ihre Autorización zu widerrufen, wenn die Verarbeitung nicht gesetzeskonform ist, vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Aufbewahrungspflichten;
• kostenlos auf Ihre Daten zuzugreifen;
• nach vorheriger Anfrage bei uns eine Beschwerde bei der Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) einzureichen (Habeas Data).

Falls die DSGVO oder ein ähnliches Gesetz für Sie gilt, können Sie zusätzlich eine Kopie Ihrer Daten in einem übertragbaren Format verlangen, bestimmten Verarbeitungen widersprechen und deren Einschränkung verlangen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie von der mit Ihren Daten verbundenen E-Mail-Adresse an [email protected] und beschreiben Ihr Anliegen. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Wenn Sie Gast eines Betreibers sind, leiten wir Ihre Anfrage an den dafür verantwortlichen Betreiber weiter.

Anfragen (consultas) beantworten wir innerhalb von 10 Arbeitstagen. Benötigen wir mehr Zeit, nennen wir den Grund und einen neuen Termin, der höchstens 5 weitere Arbeitstage später liegt. Beschwerden (reclamos) zu Aktualisierung, Berichtigung, Löschung oder Widerruf beantworten wir innerhalb von 15 Arbeitstagen; diese Frist kann unter Angabe des Grundes einmalig um bis zu 8 Arbeitstage verlängert werden. Ist eine Beschwerde unvollständig, bitten wir Sie, sie innerhalb von 5 Tagen zu ergänzen.

Um das Konto zu löschen, mit dem Sie sich bei Sixto anmelden, öffnen Sie Konto löschen. Wir senden einen Bestätigungslink, und 7 Tage nach Ihrer Bestätigung löschen wir das Konto, sofern Sie nicht vorher abbrechen. Wir löschen Ihren Namen, Ihre E-Mail, Ihr Passwort, die Anmeldung mit Google und Apple, Ihr Foto und Ihre persönlichen Einstellungen, beenden Ihre Sitzungen, widerrufen App-Anmeldungen, verbundene Agenten und API-Schlüssel und entfernen Ihren Zugang zu jeder Organisation. Datensätze, die Sie für eine Organisation angelegt haben, etwa Aufgaben, Kommentare, Nachrichten, Buchungen, Rechnungen, Zahlungen, behördliche Meldungen, Zeit- und Lohnabrechnungsdaten, bleiben unter dem Namen Gelöschter Benutzer bei dieser Organisation, solange die Organisation sie nach den für sie geltenden Gesetzen aufbewahrt. Wir behalten die Referenz der Anfrage, ihre Datumsangaben und einen Audit-Eintrag, ohne Ihre E-Mail, als Nachweis der Löschung. Wenn Sie die einzige Person in einer Organisation sind, wird mit dem Löschen Ihres Kontos auch diese Organisation geschlossen; ihre Datensätze bleiben erhalten. Das löscht keine Gästedaten, die ein Betreiber in Sixto speichert.

Kinder

Sixto ist ein Werkzeug für Unternehmen und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich weder über die Website noch für eigene Zwecke Daten von Kindern. Betreiber müssen möglicherweise Minderjährige erfassen, die mit einem erwachsenen Gast reisen, um gesetzliche Meldungen zu erfüllen. Dabei handeln sie als Verantwortliche und holen, soweit gesetzlich nötig, die Zustimmung eines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters ein; wir verarbeiten die Daten nur in ihrem Auftrag.

Änderungen dieser Erklärung

Wir veröffentlichen Änderungen hier und aktualisieren das Gültigkeitsdatum. Über wesentliche Änderungen, die Kunden betreffen, informieren wir diese vor dem Inkrafttreten per E-Mail oder in der App.

Kontakt

Fragen, Anträge oder Beschwerden zu personenbezogenen Daten: [email protected]. Postanschrift: [Sixto-Rechtsträger, S.A.S.], [eingetragene Adresse], Medellín, Kolumbien. Wir antworten innerhalb der oben genannten Fristen. Sie können sich jederzeit auch an die Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) wenden.

Demo mit virtuellem Präsentator

Wenn Sie die Video-Demo starten, verarbeiten Tavus und Daily Ihr Mikrofonaudio und geteilte Texte, um das Gespräch zu ermöglichen. Wählen Sie stattdessen OpenAI Realtime, verarbeitet OpenAI Ihr Mikrofonaudio und den Gesprächstext für eine Unterhaltung ausschließlich mit Audio. Ihre Kamera bleibt bei beiden Anbietern ausgeschaltet. Tavus kann ein Transkript aufbewahren; teilen Sie keine Gästedokumente, Passwörter oder Zahlungsdaten.

Das Kontrollkästchen zur Kontaktaufnahme ist vom Start des Gesprächs getrennt. Wir speichern Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse oder WhatsApp-Nummer zur Nachverfolgung nur, wenn Sie das Kästchen auswählen und die Kontaktkarte absenden. Während der Sitzung können Sie Ihre Zustimmung widerrufen. Sitzungsentwürfe werden nach Ablauf der Sitzung gelöscht; für Kontaktanfragen gelten die hier beschriebene Aufbewahrung und Ihre Rechte. Für Auskunft oder Löschung wenden Sie sich an [email protected].