Informativa sulla privacy

Chi siamo

Sixto è gestito da [persona giuridica Sixto, S.A.S.], NIT [NIT], con sede legale in [indirizzo della sede legale], Medellín, Colombia ("Sixto", "noi"). Sviluppiamo software per gestori di locazioni brevi e boutique hotel, partendo dalla Colombia.

Per questioni sulla privacy contattaci a [email protected]. Puoi usare lo stesso indirizzo per esercitare i diritti descritti sotto.

I nostri ruoli: titolare e responsabile del trattamento

È importante stabilire chi decide come vengono utilizzati i dati; perciò distinguiamo due situazioni.

• Sixto come titolare del trattamento (Responsable del Tratamiento): per i dati dei visitatori del sito, di chi ci contatta o prenota una demo e delle persone che possiedono e amministrano un account Sixto (nome, email di lavoro, ruolo, dati di fatturazione e utilizzo dell’app).
• Sixto come responsabile del trattamento (Encargado del Tratamiento): per i dati che i nostri clienti (operatori alberghieri e di locazioni) inseriscono in Sixto sui propri ospiti, dipendenti e attività, come prenotazioni, recapiti, documenti d’identità per le comunicazioni SIRE e TRA, pagamenti e messaggi. Il cliente è il titolare di questi dati e decide perché e come usarli. Sixto li tratta soltanto secondo le istruzioni documentate del cliente, ai sensi del nostro Addendum sul trattamento dei dati.

Se sei ospite di un operatore che usa Sixto, il tuo primo interlocutore per i tuoi dati è l’operatore. Se ci scrivi, gli inoltreremo la richiesta o ti diremo chi contattare.

Dati raccolti

Sul sito: ciò che inserisci nei moduli «Prenota una demo» e «Contatto» (nome, email, azienda, numero WhatsApp facoltativo, dimensioni e ubicazione del portafoglio di strutture, strumenti usati, ciò che desideri vedere, messaggio, lingua e pagina di provenienza) e i parametri della campagna nel link da cui arrivi (utm_source, utm_medium, utm_campaign). Il nostro fornitore di hosting e sicurezza riceve inoltre dati tecnici della richiesta, come indirizzo IP e dettagli del browser. Consulta l’Informativa sui cookie per sapere cosa resta nel browser. Le analisi del sito pubblico usano Umami Cloud senza cookie. Le misurazioni comprendono pagine visualizzate, siti di provenienza, campagne, informazioni generali su dispositivo e posizione e un numero limitato di azioni sul sito (come selezionare un pulsante, cambiare lingua o usare uno strumento gratuito). Il tracciatore non funziona nell’app né nelle pagine di check-in degli ospiti e non gli inviamo il contenuto dei moduli o i dati degli ospiti. Il browser contatta Umami direttamente. Inoltre, quando qualcuno completa la registrazione nell’app, il nostro server invia a Umami un singolo conteggio anonimo «registrazione completata», senza nome, email o dettagli dell’account o dell’organizzazione. Consulta l’Informativa sui cookie. Conserviamo nello spazio locale sixto-lead-journey una cronologia delle pagine proprietarie per un massimo di 30 giorni: percorsi delle pagine pubbliche, orari delle visite, lingua della pagina e del browser, fuso orario del browser, primo sito di provenienza e prima campagna. Non includiamo pagine private dell’app, stringhe di query o frammenti degli URL né contenuto dei moduli. Quando invii i recapiti e accetti di essere contattato, associamo questa cronologia alla tua scheda di potenziale cliente per aiutare il team Sixto a capire i tuoi interessi. Le visite successive alle pagine pubbliche dallo stesso browser possono essere aggiunte per un massimo di 30 giorni tramite un token privato di scrittura. Il server conserva la cronologia insieme alla scheda secondo questa Informativa sulla privacy. La cronologia è limitata alle prime 500 visite e alle 500 più recenti; uno spazio locale cancellato o indisponibile può creare lacune. Se è disponibile un’intestazione di rete con il Paese, la indichiamo come Paese approssimativo non verificato, separato dall’ubicazione della struttura. Non deduciamo la nazionalità. Global Privacy Control o Do Not Track impedisce la condivisione della cronologia e cancella il percorso locale. Cancellare i dati del sito elimina il token del browser e impedisce a quel browser di aggiungere visite alla scheda esistente.

Nell’app, come titolare: dati dell’account (nome, email, ruolo, lingua), eventi di accesso e sicurezza, dati di fatturazione e abbonamento (Stripe gestisce i dati della carta e noi non conserviamo i numeri completi), conversazioni con l’assistenza, commenti sul prodotto e dati d’uso e diagnostici per gestire, proteggere e migliorare il servizio.

Nell’app, come responsabile per conto dei clienti: dati degli ospiti e delle prenotazioni (nomi, recapiti, nazionalità, date di viaggio, preferenze), dati e immagini dei documenti d’identità quando l’operatore li usa per SIRE, TRA o check-in, messaggi scambiati con gli ospiti, registri di pagamenti e fatture, informazioni di accesso per serrature intelligenti (i codici porta vengono mascherati nel trattamento con IA) e dati dei membri del team. È l’operatore a decidere quali dati raccogliere.

Perché utilizziamo i dati e basi giuridiche

Come titolare, utilizziamo i dati personali per rispondere alle richieste e preparare demo (nostro legittimo interesse e tua richiesta); creare e gestire l’account e fornire il servizio (esecuzione del contratto); fatturare e adempiere agli obblighi fiscali (contratto e obbligo legale); proteggere Sixto, prevenire abusi e risolvere problemi (legittimo interesse e obbligo legale); e migliorare il prodotto con dati d’uso aggregati o limitati (legittimo interesse). Quando la legge colombiana richiede la tua autorizzazione (Autorización), la chiediamo preventivamente, in modo espresso e informato.

Come responsabile, usiamo i dati dei clienti soltanto per fornire loro il servizio e seguire le loro istruzioni. Non vendiamo dati personali, non li usiamo per la pubblicità e non addestriamo modelli di IA con i dati dei clienti.

Se ti trovi nell’Unione europea o nel Regno Unito, le basi giuridiche indicate corrispondono all’articolo 6 del GDPR (contratto, interessi legittimi, obbligo legale e consenso).

Trattamento con IA e oscuramento

Alcune funzionalità di Sixto usano fornitori di IA, per esempio per preparare risposte, classificare messaggi o leggere documenti. Le richieste raggiungono i fornitori tramite un gateway Sixto che oscura prima i dati sensibili, inclusi codici delle porte, segreti contrassegnati e numeri dei documenti d’identità. I documenti d’identità degli ospiti sono letti dall’IA solo dopo il loro consenso esplicito nel flusso di check-in; il gateway non registra né conserva l’immagine o il risultato della lettura.

Non utilizziamo i dati dei clienti per addestrare modelli di IA e imponiamo contrattualmente ai fornitori di IA di non farlo. I risultati dell’IA sono suggerimenti: l’operatore li esamina prima di inviarli o di farvi affidamento. I clienti possono collegare il proprio agente IA tramite chiavi API; l’agente ottiene soltanto i permessi concessi dal cliente.

Condivisione e sub-responsabili

Condividiamo dati personali solo quando necessario per il funzionamento di Sixto: con fornitori che li trattano per noi (hosting, recapito email, IA, pagamenti, monitoraggio degli errori e strumenti di assistenza), con le integrazioni che il cliente sceglie di collegare (come channel manager, sistemi di gestione delle strutture, serrature intelligenti e fornitori di fatturazione elettronica), con le autorità quando richiesto dalla legge e in caso di trasferimento aziendale, per esempio una fusione, informandoti.

I sub-responsabili sono vincolati da accordi scritti che impongono riservatezza, sicurezza e uso dei dati soltanto secondo le nostre istruzioni. Le categorie utilizzate sono elencate nella pagina Sub-responsabili; la lista aggiornata dei singoli fornitori è disponibile su richiesta a [email protected].

Il personale dell’assistenza può accedere all’account di un cliente soltanto con il suo consenso. L’accesso è per impostazione predefinita in sola lettura ed è registrato in un log di audit.

Trasferimenti internazionali

Sixto e alcuni nostri fornitori trattano dati fuori dalla Colombia, inclusi gli Stati Uniti. Quando trasferiamo dati personali all’estero, lo facciamo secondo la legge colombiana, nel rispetto degli standard e delle garanzie della Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) e, per i dati soggetti al GDPR, con garanzie adeguate come le clausole contrattuali standard. I nostri fornitori devono proteggere i dati almeno al livello richiesto in Colombia.

Conservazione

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario allo scopo per cui sono stati raccolti, poi li cancelliamo o rendiamo anonimi. Le richieste inviate dai moduli del sito sono conservate mentre parliamo con te di Sixto e cancellate quando lo chiedi o quando non sono più utili. I dati degli account e della fatturazione sono conservati mentre l’account è attivo e poi per il periodo richiesto dalle norme fiscali e contabili.

I dati dei clienti trattati per conto degli operatori sono conservati finché il loro account è attivo. Dopo la cessazione restano disponibili per l’esportazione per 30 giorni, poi sono cancellati dai sistemi attivi e dai backup man mano che scadono. Gli operatori stabiliscono le proprie regole di conservazione dei dati degli ospiti in base agli obblighi legali e possono cancellare i dati nell’app.

Sicurezza

Proteggiamo i dati personali con cifratura in transito, rigorosa separazione degli account dei clienti, autorizzazioni basate sui ruoli, log di audit, un archivio protetto dei segreti delle integrazioni e accesso limitato dell’assistenza previo consenso. Nessun sistema è perfettamente sicuro. Se un incidente di sicurezza riguarda i tuoi dati personali, avviseremo senza ingiustificato ritardo i clienti interessati e, quando richiesto dalla legge, le autorità. Consulta la pagina Sicurezza.

I tuoi diritti come Titular

Ai sensi della Ley 1581 de 2012 hai il diritto di:

• conoscere (conocer) i dati personali che conserviamo su di te e come vengono usati;
• aggiornarli (actualizar);
• rettificarli (rectificar) se sono inesatti, incompleti o fuorvianti;
• chiedere prova dell’Autorización che hai dato, tranne quando la legge non la richiede;
• sapere come sono stati utilizzati i tuoi dati;
• chiedere la cancellazione (suprimir) dei dati e revocare la tua Autorización quando il trattamento non rispetta la legge, nel rispetto degli obblighi legali o contrattuali di conservazione;
• accedere gratuitamente ai tuoi dati;
• presentare reclamo alla Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) dopo averci prima contattato (Habeas Data).

Se ti si applica il GDPR o una legge simile, puoi anche richiedere una copia dei tuoi dati in un formato portabile, opporti a determinati trattamenti e chiederne la limitazione.

Per esercitare i tuoi diritti, scrivi a [email protected] dall’indirizzo email associato ai tuoi dati e spiega la tua richiesta. Potremmo chiederti di dimostrare la tua identità. Se sei ospite di un operatore, inoltreremo la richiesta all’operatore che ne è responsabile.

Rispondiamo alle richieste di informazioni (consultas) entro 10 giorni lavorativi. Se ci occorre più tempo, ne spiegheremo il motivo e indicheremo una nuova data, non oltre 5 giorni lavorativi aggiuntivi. Rispondiamo ai reclami (reclamos) per aggiornare, rettificare, cancellare o revocare entro 15 giorni lavorativi, prorogabili una sola volta fino a 8 giorni lavorativi motivando la proroga. Se un reclamo è incompleto, ti chiederemo di completarlo entro 5 giorni.

Per eliminare l'account con cui accedi a Sixto, apri Elimina il tuo account. Inviamo un link di conferma, e 7 giorni dopo la tua conferma eliminiamo l'account, a meno che tu non annulli prima. Eliminiamo il tuo nome, l'e-mail, la password, l'accesso con Google e Apple, la foto e le preferenze personali, chiudiamo le tue sessioni, revochiamo gli accessi dall'app, gli agenti collegati e le chiavi API, e rimuoviamo il tuo accesso a tutte le organizzazioni. I record che hai creato per un'organizzazione, come attività, commenti, messaggi, prenotazioni, fatture, pagamenti, comunicazioni alle autorità, registri delle ore e delle paghe, restano in quell'organizzazione con il nome Utente eliminato, per tutto il tempo in cui l'organizzazione li conserva secondo le leggi che le si applicano. Conserviamo il riferimento della richiesta, le sue date e una voce di audit, senza la tua e-mail, come prova dell'eliminazione. Se sei l'unica persona in un'organizzazione, eliminando il tuo account chiudi anche quell'organizzazione; i suoi record vengono conservati. Questo non elimina i dati degli ospiti che un operatore conserva in Sixto.

Minori

Sixto è uno strumento aziendale e non è rivolto ai minori. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori attraverso il sito o per nostre finalità. Gli operatori potrebbero dover registrare i minori che viaggiano con un ospite adulto per adempiere agli obblighi di legge. Agiscono come titolari del trattamento, con l’autorizzazione del genitore o del tutore legale quando richiesta dalla legge, e noi trattiamo i dati solo per loro conto.

Modifiche a questa informativa

Pubblicheremo qui ogni modifica e aggiorneremo la data di entrata in vigore. Per le modifiche sostanziali che riguardano i clienti, li avviseremo via email o nell’app prima che entrino in vigore.

Contatti

Domande, richieste o reclami sui dati personali: [email protected]. Indirizzo postale: [persona giuridica Sixto, S.A.S.], [indirizzo della sede legale], Medellín, Colombia. Risponderemo entro i tempi sopra indicati. Puoi anche contattare in qualsiasi momento la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

Demo con presentatore virtuale

Se scegli di avviare la demo video, Tavus e Daily trattano l’audio del microfono e il testo che condividi per svolgere la conversazione. Se selezioni invece OpenAI Realtime, OpenAI tratta l’audio del microfono e il testo della conversazione per offrirti una sessione solo audio. La videocamera rimane spenta con entrambi i fornitori. Tavus può conservare una trascrizione; non condividere documenti degli ospiti, password o dati di pagamento.

La casella di consenso al contatto è separata dall’avvio della conversazione. Conserviamo nome, email o numero WhatsApp forniti per un successivo contatto soltanto se selezioni la casella e invii la scheda di contatto. Puoi ritirare il consenso durante la sessione. Le bozze della sessione vengono cancellate alla scadenza; alle richieste di contatto si applicano le regole di conservazione e i diritti descritti qui. Per chiedere accesso o cancellazione, contatta [email protected].