Suis-je concerné ?
Si vous êtes tenu de facturer, chaque prestation d’hébergement est justifiée par une facture électronique de vente validée par la DIAN. Avant de facturer, mettez à jour le RUT, obtenez l’habilitation en tant qu’émetteur électronique et disposez d’une numérotation autorisée. [1][2][4][5]
Distinguez trois questions : qui vend le service, si cette personne doit facturer et quel traitement fiscal s’applique. Ce guide couvre le processus de facturation. Il ne détermine ni la TVA, ni les retenues à la source, ni les taxes municipales, ni l’exonération applicable aux non-résidents pour votre séjour.
Avant de commencer
- Le RUT à jour de l’émetteur et l’accès à l’adresse e-mail qui y est enregistrée.
- Une solution de facturation choisie : le service gratuit de la DIAN, un prestataire agréé ou votre propre logiciel conforme aux critères. [2]
- Les outils de signature et d’accès requis, en distinguant le certificat numérique de la facture des procédures du compte DIAN. [2] [3]
- Une numérotation de production autorisée, le préfixe concerné et des règles sur les données de facturation et la fiscalité confirmées avec votre comptable.
Pas à pas
- 01
Confirmez le vendeur et l’obligation de facturer
Consignez qui émet la facture pour l’hébergement et les services vendus séparément. Dans une gestion pour compte de tiers, distinguez la prestation du propriétaire des honoraires du gestionnaire. Faites confirmer le traitement par votre comptable plutôt que de copier la configuration d’un autre établissement.
- 02
Choisissez un mode de fonctionnement reconnu par la DIAN
La DIAN présente son service gratuit de facturation, les prestataires technologiques agréés et les logiciels propres à l’émetteur. Comparez l’assistance, le certificat, les procédures de correction et de secours de chaque solution avant de choisir. [2]
- 03
- 04
Autorisez et associez la numérotation de production
Demandez l’autorisation de numérotation appropriée et associez le préfixe concerné à la solution de production. Vérifiez la plage, la validité et les numéros disponibles. Prolonger une plage inutilisée est une procédure différente de l’obtention de l’habilitation d’émetteur électronique. [3] [4]
- 05
Vérifiez, transmettez, validez et remettez
Vérifiez l’émetteur, l’acheteur, le service, les montants et le traitement fiscal. Transmettez via la solution confirmée, contrôlez le résultat de validation de la DIAN et remettez la facture validée à l’acheteur par le canal convenu. [5]
- 06
Rapprochez les données et gérez les corrections
Reliez la référence de la facture au séjour, au paiement et à l’écriture comptable. Demandez à votre comptable quel document de correction convient aux remboursements ou aux modifications. Conservez l’original et l’historique des corrections au lieu d’écraser discrètement une facture finalisée.
Dates et rythme des déclarations
Aucune date annuelle unique ne remplace la facturation par transaction. Confirmez avec votre comptable l’événement légal qui déclenche l’émission et les éventuels cas particuliers. Suivez séparément ces trois points de contrôle opérationnels.
| Situation | Action à mener |
|---|---|
| Vente ou autre événement déclenchant la facturation applicable | Appliquez les obligations de facturation de l’émetteur. N’utilisez pas la date de versement d’une réservation comme échéance universelle de facturation. |
| Avant l’expiration ou l’épuisement d’une plage de numérotation | Vérifiez les numéros restants et la validité de la plage. Demandez à temps l’autorisation ou la prolongation applicable. [4] |
| Incident technique ou document rejeté | Suivez la procédure de secours ou de correction en vigueur de la DIAN et du prestataire. Conservez l’erreur, le nom du responsable et la référence de suivi. |
Erreurs fréquentes à éviter
Confondre reçu de paiement et facture
Un reçu prouve un paiement ; vérifiez si la transaction nécessite également la facture DIAN applicable.
Utiliser une numérotation de test en production
Séparez les tests d’habilitación des plages de production autorisées.
Considérer un passeport étranger comme une décision fiscale
Confirmez chaque condition et chaque justificatif avec votre comptable avant d’appliquer une exonération.
Votre liste de contrôle
Utilisez cette liste pour une vérification rapide pendant votre lecture. Les cases cochées restent uniquement sur cette page ; elles ne constituent pas une preuve de dépôt.
Questions des hébergeurs
Dois-je payer un prestataire technologique pour facturer ?
Non. La DIAN propose aussi un service gratuit de facturation électronique. Évaluez si son fonctionnement convient à votre activité et suivez sa procédure officielle de configuration. [2]
Une facture règle-t-elle toutes mes obligations fiscales ?
Non. La facturation, les déclarations fiscales, les paiements, les retenues à la source et la comptabilité ont des exigences différentes. Votre comptable doit définir l’ensemble des procédures fiscales de votre exploitation.
Sixto prépare-t-il la facture électronique DIAN ?
Sixto prépare la facture électronique DIAN pour chaque séjour. Votre équipe la vérifie et l’approuve avant l’envoi. La première facture nécessite tout de même l’habilitation DIAN et une numérotation autorisée.
Une location de vacances doit-elle émettre des factures ?
Cela dépend de votre situation fiscale. Si vous êtes tenu de facturer, oui. Confirmez-le avec votre comptable.
Sources officielles
Les indications ci-dessous reposent sur ces références officielles. Suivez les instructions en vigueur de l’autorité pour votre établissement et votre mode de transmission.
- [1]DIAN : obligation générale de facturation et exceptions légales
- [2]DIAN : trois étapes vers la facturation électronique, février 2025
- [3]DIAN : configuration de la facturation électronique gratuite, juillet 2025
- [4]DIAN : autorisation, prolongation et annulation de numérotation
- [5]DIAN : obligations de validation et de remise de l’émetteur électronique
Informations générales, sans valeur de conseil juridique ou fiscal individuel. Les obligations dépendent de votre activité et de votre situation. Vérifiez les évolutions auprès de l’autorité ou de votre conseiller avant d’agir.