Ce que signifie l’enregistrement en ligne avec vérification
Il s’agit d’un enregistrement avant l’arrivée où chaque client, client principal et accompagnants, transmet ses informations et une photo de sa pièce d’identité ou de son passeport. Votre équipe vérifie que le document est lisible, en cours de validité et cohérent avec les informations, et signale ce qui manque. Cela ne remplace pas votre équipe : la saisie est prise en charge, tandis qu’elle garde les cas qui demandent du discernement.
Pas à pas
Envoyez le lien avec la confirmation de réservation. Recueillez les informations de chaque client, pas seulement du client principal. Vérifiez chaque document. Consignez avec qui voyage un mineur et appliquez votre protocole de protection de l’enfance. [3] Préparez la déclaration SIRE d’arrivée des clients étrangers et la déclaration de départ le jour où ils quittent l’établissement. Ne donnez l’accès qu’une fois la vérification terminée. Classez les justificatifs avec un accès restreint. [4]
Que vérifier et pourquoi
Chaque information a un usage différent. Demandez tout en une seule fois.
| Pièce d’identité de chaque client | TRA, SIRE pour les clients étrangers et sécurité |
|---|---|
| Nationalité et date de naissance | TRA, SIRE et mineurs |
| Provenance et motif du voyage | TRA |
| Dates d’arrivée et de départ | TRA et déclarations SIRE d’arrivée et de départ |
Des codes de porte réservés aux clients vérifiés
Si vous utilisez des serrures connectées, le code est la dernière étape de la vérification. Créez un code par séjour, retenez-le jusqu’à ce que tous les clients soient enregistrés et vérifiés, et faites-le expirer à la fin du séjour. Votre équipe l’approuve avant l’envoi.
Erreurs fréquentes
Vérifier uniquement le client principal. Accepter des photos illisibles. Envoyer le code avant la fin de la vérification. Conserver des documents dans des conversations personnelles.
Comment Sixto vous aide
Sixto gère l’enregistrement en ligne avec vérification de chaque client et de chaque document, prépare SIRE et TRA, et retient le code de porte jusqu’à ce que les clients soient enregistrés et vérifiés. Votre équipe vérifie et approuve avant tout envoi.
Questions des hébergeurs
Dois-je vérifier les accompagnants ?
Oui. La TRA enregistre chaque client et SIRE chaque client étranger, pas seulement la personne qui a réservé.
Puis-je demander une photo de la pièce d’identité ?
Oui, pour remplir vos obligations d’enregistrement, après avoir expliqué la finalité et en traitant les données selon votre politique de protection des données personnelles. [4]
Que fait Sixto ?
Sixto gère l’enregistrement en ligne avec vérification de chaque client et de chaque document et prépare SIRE et TRA. Votre équipe approuve avant tout envoi, et le code de porte est retenu jusqu’à ce que les clients soient enregistrés et vérifiés.
Source officielle
- Plateforme TRA du MinCIT
- Résolution 2357 de 2020
- MinCIT : prévention de l’exploitation sexuelle des enfants
- Loi 1581 de 2012
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