Présentation
En Colombie, la facturation électronique est un processus de création et de validation de documents, et non un simple PDF joint à une réservation. La DIAN décrit plusieurs voies logicielles, dont son service gratuit, un fournisseur technologique et le développement propre. L'entreprise émettrice doit accomplir les démarches d'habilitation et de numérotation applicables. Dans l'hôtellerie, le voyageur peut être distinct de l'acheteur, un séjour peut comprendre plusieurs services et une correction doit rester liée à l'opération d'origine. Un PMS peut organiser ces données tandis qu'un autre service gère le document électronique. Un logiciel comptable peut émettre correctement tout en nécessitant une connexion hôtelière distincte. Ce guide examine ces frontières. Il ne détermine ni le traitement fiscal de l'établissement ni l'éligibilité d'un service à une exonération : ces règles doivent être établies avant de configurer le logiciel.
Comprendre le marché
Processus d'hébergement
Sixto, LobbyPMS et Loggro sont pertinents lorsque la facturation doit découler des réservations et de la réception. Comparez la formule précise de facturation électronique et la transmission à la comptabilité, et pas seulement l’existence d’un écran de facturation.
Systèmes financiers et comptables
Alegra, Siigo et World Office partent de la facturation ou de la gestion financière. Ils sont à considérer si le travail du comptable sert de point d’ancrage. Une connexion propre à l’hôtel doit être confirmée séparément de la prise en charge de la facturation électronique colombienne.
Infrastructure et solution officielle de base
MATIAS API est une voie d’intégration technique ; le service gratuit de la DIAN est une option officielle directe. Ils répondent à des besoins différents et ne doivent pas être comparés comme des produits PMS interchangeables. Le responsable de la mise en œuvre détermine le coût réel.
Évaluer tout le parcours, du séjour à la comptabilité
- Identité de l'émetteur : identifiez l'entreprise qui facture chaque séjour, sa numérotation et le mode du logiciel. Un portefeuille n'est pas automatiquement un émetteur unique.
- Relais hôtelier : démontrez données de l'acheteur, frais de chambre, services supplémentaires et liens vers la réservation sans ressaisie.
- Preuve de validation : distinguez brouillon, accusé du fournisseur, résultat DIAN et remise à l'acheteur. Demandez à récupérer le document électronique.
- Corrections : montrez avoirs, documents rejetés et réponses incertaines sans émettre de facture en double.
- Adéquation comptable : associez le comptable aux codes fiscaux, comptes, affectation des paiements et export ou intégration de clôture.
- Support opérationnel : convenez de qui traite les questions de réception, les échecs du fournisseur, le renouvellement des identifiants et les changements techniques.
Nous avons examiné les fonctionnalités publiées des produits et les guides officiels de configuration. Nous n’avons pas vérifié le statut de certification des fournisseurs, émis de vraies factures ni testé tous les connecteurs PMS. « À confirmer » signale une question à poser avant l’achat, et non la preuve qu’une fonction est absente.
Sixto : processus d’hébergement autour de la facturation
Idéal pour: Exploitants reliant la facturation aux opérations quotidiennes d’hébergement
Sixto convient aux exploitants qui veulent rapprocher la facturation des réservations, des informations voyageurs et du travail quotidien. Pour les documents électroniques, il se connecte à MATIAS sans se présenter comme l'administration fiscale colombienne ni comme un émetteur certifié indépendant. La réception doit fournir les bonnes données de séjour et d'acheteur ; l'envoi électronique exige une configuration valide de l'entreprise. Envisagez Sixto si vous souhaitez réduire les transferts entre outils hôteliers et facturation. Vérifiez l'envoi réel, les identifiants et la configuration de l'émetteur avant de considérer un document préparé comme prêt à être émis.
Demandez une démonstration du brouillon, de l'acceptation, du rejet et de l'avoir. Clarifiez les tâches de l'équipe et de l'intégration. La première place de Sixto reflète la préférence déclarée de l'éditeur, pas un prix indépendant. Examinez le périmètre comptable et les exports avec votre comptable. [4]
LobbyPMS : transformer les frais hôteliers en documents électroniques
Idéal pour: Hôtels utilisant un PMS centré sur la réception
LobbyPMS documente la facturation électronique colombienne à partir des informations déjà saisies dans son système hôtelier, notamment les frais de réservation et les consommations. Il mentionne aussi les avoirs et documents justificatifs. C'est une option concrète pour un hôtel qui cherche une facturation centrée sur la réception dans le même produit. Commencez la démonstration avant l'émission : saisissez l'hébergement et un service supplémentaire, identifiez l'acheteur et suivez le résultat jusque dans la comptabilité. Cette séquence vérifie que le personnel peut finir le travail de façon régulière, au-delà de la présence d'un bouton « facture ».
Vérifiez l'offre colombienne exacte, la responsabilité de mise en service et l'intégration comptable. Faites démontrer un changement d'acheteur et une correction après émission. Une fonction de facturation ne remplace pas nécessairement la gestion financière complète : contrôlez séparément les rapports, registres et rapprochements exigés par le comptable. [5]
Source: LobbyPMS ·
Alegra : facturation avec processus orienté comptabilité
Idéal pour: Petites entreprises privilégiant la facilité pour l’équipe financière
Alegra propose en Colombie une facturation cloud avec fichiers clients et produits et collaboration avec un comptable. Son aide montre les statuts d'approbation ou de rejet de la DIAN et exige un compte habilité pour la facturation électronique. C'est une piste si l'entreprise souhaite un environnement de facturation général utilisable par les finances pour plusieurs services. L'hôtel doit vérifier comment les données de séjour y arrivent : saisie manuelle, connecteur existant ou intégration commandée séparément. La capacité colombienne de facturation et la connexion aux réservations sont deux points distincts.
Faites étudier l'offre par votre comptable et démontrer le transfert quotidien depuis la réception. Cette recherche n'a pas établi l'existence d'un connecteur hôtelier natif précis. Vérifiez toute intégration promise, la responsabilité des fichiers clients et l'inscription des documents corrigés dans les comptes avant une migration. [6]
Source: Alegra ·
Siigo : relier la facturation à un système financier établi
Idéal pour: Hôtels conservant Siigo comme système financier
La documentation développeur de Siigo décrit la création de factures de vente via son API et leur envoi à la DIAN et à l'acheteur, avec des solutions d'envoi manuel dans Siigo Nube. C'est pertinent si la comptabilité de l'hôtel utilise déjà Siigo et veut y connecter les données hôtelières. Une API crée une voie technique ; elle ne prouve ni qu'un connecteur PMS est terminé ni que tous les cas hôteliers sont couverts. Partez du processus financier à conserver, puis évaluez l'intégration effectivement proposée par l'éditeur du PMS ou son partenaire.
Exigez le nom exact du connecteur, les types de documents pris en charge et la méthode de rapprochement. Montrez le cas où la DIAN rejette un document après que le système de réservation l'a marqué facturé. Confirmez l'accès commercial à l'API et la responsabilité de maintenance. Un exemple de facture réussie n'est que le début d'une clôture mensuelle fiable. [7]
Source: Siigo ·
Loggro : comparer les formules d’hébergement et de facturation
Idéal pour: Hôtels évaluant ensemble opérations et systèmes d’entreprise
Loggro propose une offre colombienne pour l'hébergement ainsi que des services documentés de facturation électronique. Son tableau de fonctionnalités hôtelières indique un surcoût pour celle-ci : le périmètre du forfait compte donc dans la décision. Loggro documente également des services web pour factures, avoirs et notes de débit. Étudiez-le si vous réexaminez à la fois les opérations de l'hôtel et le système de gestion. Faites démontrer la combinaison précise proposée à votre établissement : une gamme sous une même marque ne prouve pas à elle seule le partage des données entre réservations, ventes, comptabilité et déclarations.
Distinguez le devis PMS, les frais de facturation et les liens comptables ou POS. Utilisez des documents colombiens : les références au CFDI ou au SAT mexicains ne démontrent pas une prise en charge de la DIAN. Faites montrer les prestations, une facture rejetée et l'écriture comptable correspondante dans le forfait vendu. [8]
Source: Loggro ·
World Office : comparaison centrée sur les finances
Idéal pour: Équipes financières choisissant leur base comptable
World Office présente une comptabilité cloud et une facturation électronique colombiennes, ainsi que des fonctions de stock, POS et API. Il mérite examen lorsque le comptable ou les finances choisissent le système de gestion que l'hôtel alimentera. La question centrale est le lien entre l'activité face aux voyageurs et l'enregistrement financier. Une plateforme comptable étendue peut convenir sans être un PMS hôtelier si le transfert est bien conçu. Avec un séjour représentatif, testez les coordonnées du client, les lignes de service, l'affectation des paiements et les documents nécessaires à la clôture.
Nous n'avons pas vérifié de connecteur hôtelier natif particulier. Demandez l'édition exacte, la voie API ou d'import, le périmètre de déploiement et l'export historique. Examinez l'offre avec le comptable et la réception. N'assumez pas que toute fonction annoncée pour la famille de produits est incluse dans chaque forfait. [9]
Source: World Office ·
MATIAS API : infrastructure d’une intégration technique
Idéal pour: Équipes logicielles et intégrations personnalisées accompagnées
MATIAS API décrit une interface REST pour la facturation électronique colombienne, un bac à sable et un modèle d'exploitation Software Propio. C'est une infrastructure à intégrer dans une autre application, pas en soi un substitut à la réception, aux réservations ou à la comptabilité. Elle intéresse donc les équipes logicielles et les exploitants accompagnés d'un partenaire d'implémentation. Le modèle déclaré compte : ne la qualifiez pas sans vérification de fournisseur technologique autorisé par la DIAN. Établissez l'habilitation de l'émetteur, la configuration des documents et les responsabilités du dispositif réel avant la production.
Prévoyez la mise en œuvre et le support continu, pas seulement le volume de documents. MATIAS indique que son support API vise les développeurs et éditeurs de logiciels, non leurs clients finaux. Précisez qui aidera la réception, surveillera les échecs et mettra l'intégration à jour. Validez corrections et réponses incertaines dans le bac à sable avant l'activation. [10]
Source: MATIAS API ·
Service gratuit de la DIAN : référence essentielle
Idéal pour: Petites activités avec facturation directe d’un volume gérable
La DIAN fournit un service gratuit de facturation électronique et indique que ses utilisateurs peuvent obtenir sans frais un certificat de signature numérique. C'est un point de référence important pour une petite structure d'hébergement capable de facturer directement. La valeur d'un logiciel payant doit se mesurer au travail qu'il évite ou aux processus financiers qu'il relie, sans présumer qu'un abonnement est indispensable. Le service officiel n'est pas un système de réservation hôtelier. Évaluez comment la réception transmet les bonnes données d'acheteur et de prestation et comment le comptable rapproche les documents.
Accomplissez les étapes officielles d'habilitation et de numérotation et nommez un responsable de la facturation quotidienne. Comparez le temps du personnel, la saisie et les corrections à l'offre payante. Garantissez les accès autorisés et la continuité des documents lors d'un changement de système. Un logiciel gratuit n'élimine pas le travail de chaque facture. [2] [11]
Trois voies d’achat raisonnables
Définissez le périmètre de chaque système avant de comparer les abonnements. Ces exemples sont fictifs et ne décrivent pas de vrais clients.
Un appart’hôtel veut réduire les transmissions à la réception
Les données clients, les frais de séjour et les demandes de facture se trouvent dans différents outils.
Évaluez Sixto et des alternatives orientées hôtel comme LobbyPMS ou Loggro avec un séjour complet. Incluez un acheteur différent du client hébergé, un supplément et une correction après émission. Comparez les ressaisies demandées au personnel et la facilité avec laquelle il consulte le résultat DIAN. Le système privilégié doit relier le contexte d’hébergement au document sans masquer la configuration de l’entreprise émettrice. Associez le comptable avant l’achat afin qu’un départ plus simple produise aussi les dossiers nécessaires au rapprochement et à la clôture de période.
- Utiliser une entreprise acheteuse et un client individuel
- Émettre puis corriger une prestation supplémentaire
- Suivre le résultat jusqu’à la comptabilité
Le système financier est déjà établi
Le comptable travaille dans Siigo, Alegra ou World Office et ne veut pas d’une migration perturbatrice.
Gardez l’environnement financier actuel comme point de départ et examinez sa connexion à l’hôtel. Une API documentée peut aider, mais exigez une démonstration du connecteur réellement proposé. Définissez l’origine des dossiers clients, la prévention des factures en double et le système responsable du statut final des documents. Comparez le coût de l’intégration à celui d’une saisie manuelle rigoureuse à votre volume. Ne remplacez pas un système comptable fonctionnel uniquement pour obtenir un écran de réception plus pratique sans tenir compte du travail de clôture et de migration.
- Confirmer le connecteur ou l’importation précis
- Faire rejeter un document pendant la démonstration
- Rapprocher une journée, des réservations aux livres
Un petit établissement ou un opérateur technique a besoin d’une autre voie
Certaines entreprises peuvent facturer directement ; d’autres veulent étendre les logiciels qu’elles possèdent déjà.
Pour un travail direct d’un volume maîtrisable, comparez le service gratuit de la DIAN à un produit de facturation généraliste. Pour une application personnalisée existante et dotée d’un soutien technique, évaluez MATIAS API ou une autre voie d’intégration documentée. Ce sont des choix différents : le service officiel propose un processus de facturation à l’utilisateur, tandis qu’une API exige la création et la maintenance du processus. Précisez cette responsabilité avant de comparer les prix. Dans les deux cas, testez la configuration, les corrections, la récupération des preuves et la transmission à la comptabilité avec les mêmes transactions représentatives.
- Estimer le travail manuel au volume réel
- Nommer, le cas échéant, le responsable de l’intégration
- Démontrer la configuration et les corrections
De la sélection du produit à un lancement maîtrisé
Définir l’émetteur et les règles documentaires
Avec le comptable, identifiez l’entreprise légale qui émet chaque type de vente, la configuration de numérotation et le traitement des services. Séparez l’identité du client hébergé de celle de l’acheteur si nécessaire. Documentez le mode d’exploitation prévu du logiciel et terminez la configuration officielle applicable. Ne laissez pas un paramétrage par défaut décider du modèle commercial ou fiscal de l’hôtel.
Cartographier les données d’hébergement
Choisissez l’origine des dossiers acheteurs, des lignes de service et des informations de paiement. Reliez la réservation à la facture et définissez ce qui se passe lorsque le personnel change les dates, les frais ou l’acheteur. Faites démontrer ces cas dans le produit proposé. Le processus doit rester compréhensible pour la réception, y compris la différence entre préparer et émettre un document.
Tester les résultats et les corrections
Utilisez la procédure de test appropriée du fournisseur pour démontrer une validation réussie, un rejet, une correction et une réponse incertaine. Vérifiez le document électronique, sa remise à l’acheteur et le résultat comptable. Définissez la prévention des doublons et la responsabilité des échecs. Un accusé de réception d’API ne suffit pas : l’équipe doit connaître le résultat réel du document et savoir comment l’examiner.
Basculer et rapprocher
Convenez de la date de transition, de la continuité de numérotation, de l’accès à l’historique et des responsabilités entre anciens et nouveaux systèmes. Formez ensemble la réception et les finances. Rapprochez une première période d’exploitation, des frais de séjour aux documents émis puis à la comptabilité. Gardez un remplaçant capable de retrouver les preuves et de gérer les exceptions, et examinez les points non résolus avant d’étendre le déploiement.
Comparer le coût total selon le rôle, pas seulement selon le nombre de factures
Le service gratuit de la DIAN constitue une véritable référence sans abonnement. Les offres payantes peuvent facturer le périmètre logiciel, les utilisateurs, les entreprises émettrices, les lots de documents, la mise en place, l'accès API ou des modules distincts. Demandez ce qui se passe une fois les limites atteintes et si certificats, renouvellements, assistance et exports sont inclus. Soumettez à tous les fournisseurs la même description écrite de l'hôtel et du volume documentaire.
Le coût unitaire d'une API ne se compare pas directement à un processus de réception avec personnel ni à une suite comptable. Incluez le développement, la maintenance, la migration des données et le travail de correction des erreurs. Dans une offre PMS, distinguez la composante facturation de la connexion comptable. Nous ne classons pas les prix chiffrés, car le forfait pertinent et les responsabilités opérationnelles varient selon l'option.
Liste de contrôle pour la démo
Questions
Une facture PDF suffit-elle ?
Un PDF est une représentation lisible, mais ne prouve pas à lui seul l'achèvement du processus colombien de facturation électronique. Demandez à voir le document électronique, le résultat de la DIAN et la remise à l'acheteur. La réception doit pouvoir distinguer brouillon, envoi et statut final sans interpréter des journaux techniques.
Sixto est-il un fournisseur technologique agréé par la DIAN ?
Ce guide ne le prétend pas. Sixto est l'application hôtelière et utilise une intégration MATIAS configurée pour les documents électroniques. MATIAS décrit un modèle d'exploitation Software Propio. Vérifiez l'habilitation, la numérotation, les responsabilités et la configuration réelle de l'entreprise émettrice selon le dispositif utilisé.
Un hôtel peut-il utiliser le service gratuit de la DIAN ?
La DIAN indique que son logiciel gratuit est accessible aux entreprises et aux personnes tenues de facturer électroniquement. Pour un hôtel, il faut déterminer si la saisie directe et le rapprochement conviennent à la charge de travail. Effectuez la mise en place requise et comparez le temps du personnel aux bénéfices d'intégration d'un produit payant. La gratuité ne remplace ni la comptabilité ni le travail de réception.
La facturation électronique remplace-t-elle le comptable ?
Non. Le logiciel peut organiser les données et transmettre les documents, mais l'entreprise doit prendre les bonnes décisions comptables et fiscales. Associez le comptable à la configuration des services, aux corrections, à l'identification de l'acheteur et aux rapprochements, surtout s'il existe plusieurs entreprises émettrices ou des traitements différents pour l'hébergement et les prestations annexes.
Une API signifie-t-elle que mon PMS est déjà intégré ?
Non. Une API fournit une interface technique ; un connecteur achevé doit encore faire correspondre les données, gérer les erreurs et être maintenu. Demandez le connecteur précis et les scénarios couverts. Le fournisseur doit montrer les modifications et les échecs autant qu'une facture réussie, et préciser qui assiste l'hôtel lorsque les systèmes divergent.
Comment traiter une facture rejetée ou dont le statut est incertain ?
Un rejet exige un processus de correction visible. Une réponse incertaine doit être vérifiée avant un nouvel envoi, car le premier document peut déjà exister. Convenez de la personne qui vérifie les résultats du fournisseur et de la DIAN et rapproche les statuts de réservation et de comptabilité. La démonstration d'achat doit inclure les deux cas et conserver l'historique de leur résolution.
Sources officielles
Documentation officielle des produits et sources des autorités examinées pour ce guide. Confirmez les fonctions, les critères d'admissibilité et les conditions commerciales pour votre établissement.
- [1]DIAN : devenir émetteur de factures électroniques
- [2]DIAN : service gratuit de facturation électronique
- [3]DIAN : instructions officielles de configuration
- [4]Sixto
- [5]LobbyPMS
- [6]Alegra
- [7]Siigo
- [8]Loggro
- [9]World Office
- [10]MATIAS API
- [11]DIAN: servicio gratuito