Nedir?
Kolombiya'da elektronik faturalandırma, rezervasyona PDF eklemekten ibaret değil, belge oluşturma ve doğrulama sürecidir. DIAN ücretsiz hizmeti, teknoloji sağlayıcısı ve kurum içi geliştirme dahil çeşitli yazılım yolları tanımlar. Faturayı düzenleyen işletme, geçerli etkinleştirme ve numaralandırma ayarlarını tamamlamalıdır. Konaklamada başka ayrıntılar da vardır: misafir ile alıcı farklı olabilir, konaklama birkaç hizmeti kapsayabilir ve düzeltme ilk işlemle bağlantılı kalmalıdır. PMS bu bilgileri düzenlerken başka bir hizmet elektronik belgeyi işleyebilir. Muhasebe yazılımı doğru fatura düzenlese bile ayrıca bir otel bağlantısına ihtiyaç duyabilir. Bu rehber bu sınırları değerlendirir; tesisin vergi uygulamasını veya belirli bir hizmetin muafiyet koşullarını belirlemez. Yazılım yapılandırılmadan önce bu kurallar kesinleştirilmelidir.
Pazarı anlayın
Konaklama iş akışları
Faturalama rezervasyonları ve resepsiyonu izlemeliyse Sixto, LobbyPMS ve Loggro ilgilidir. Yalnızca faturalama ekranı olup olmadığına değil, kesin elektronik fatura paketine ve muhasebeye devre bakın.
Finans ve muhasebe sistemleri
Alegra, Siigo ve World Office faturalama veya finans yönetiminden başlar. Muhasebecinin iş akışı merkezdeyse değerlendirmeye değerdir. Otele özgü bağlantı, Kolombiya elektronik fatura desteğinden ayrı olarak doğrulanmalıdır.
Altyapı ve resmî temel çözüm
MATIAS API teknik bir entegrasyon yoludur; DIAN'ın ücretsiz hizmeti doğrudan resmî bir seçenektir. Farklı ihtiyaçları karşılarlar ve birbirinin yerine geçebilen PMS ürünleri gibi karşılaştırılmamalıdırlar. Gerçek maliyeti uygulama sorumluluğu belirler.
Konaklamadan muhasebeye tüm yolu değerlendirin
- Düzenleyici kimliği: her konaklamayı faturalandıran tüzel işletmeyi, numaralandırmasını ve yazılım çalışma modunu belirleyin. Bir portföy kendiliğinden tek düzenleyici değildir.
- Konaklama devri: alıcı bilgilerini, oda ücretlerini, ek hizmetleri ve yeniden yazmadan rezervasyona bağlantıları gösterin.
- Doğrulama kanıtı: taslağı, sağlayıcı alındısını, DIAN sonucunu ve alıcıya teslimatı ayırın. Elektronik belgenin geri alınmasını isteyin.
- Düzeltmeler: mükerrer fatura düzenlemeden kredi notlarını, reddedilen belgeleri ve belirsiz yanıtları gösterin.
- Muhasebe uyumu: vergi kodları, hesaplar, ödeme dağıtımı ve dönem kapanışı dışa aktarımı veya entegrasyonuna muhasebeciyi dahil edin.
- Operasyon desteği: resepsiyon sorularını, sağlayıcı hatalarını, kimlik bilgisi yenilemeyi ve teknik gereksinim değişikliklerini kimin yöneteceğini kararlaştırın.
Yayımlanmış ürün kapsamını ve resmî kurulum kılavuzlarını inceledik. Sağlayıcıların sertifika durumunu doğrulamadık, canlı fatura düzenlemedik veya her PMS bağlantısını test etmedik. 'Doğrulama gerekiyor' ifadesi, bir satın alma sorusunu gösterir; özelliğin bulunmadığının kanıtı değildir.
Sixto: faturalama çevresindeki konaklama iş akışı
En uygun olduğu durum: Faturalamayı günlük konaklama işine bağlayan işletmeciler
Faturalandırmayı rezervasyon, misafir bilgileri ve ekibin günlük işleriyle birlikte yürütmek isteyen işletmeciler için Sixto bir seçenektir. Elektronik belge süreçleri için MATIAS'a bağlanır; kendisini Kolombiya vergi otoritesi veya bağımsız sertifikalı düzenleyici olarak sunmaz. Resepsiyon doğru konaklama ve alıcı bağlamını sağlamalı; elektronik gönderim için de geçerli işletme yapılandırması bulunmalıdır. Konaklama araçlarıyla fatura süreci arasındaki devirleri azaltmak istiyorsanız Sixto'yu değerlendirin. Hazırlanmış belgeyi düzenlemeye hazır saymadan önce canlı gönderimi, kimlik bilgilerini ve faturayı düzenleyen işletmenin ayarlarını doğrulayın.
Taslak, kabul, ret ve alacak dekontu içeren bir gösterim isteyin. Hangi görevlerin ekibinize, hangilerinin entegrasyona ait olduğunu belirleyin. Sixto'nun ilk sırası, yayıncının açıkladığı tercihtir; bağımsız bir ödül değildir. Muhasebe kapsamını ve dışa aktarımları muhasebecinizle kontrol edin. [4]
LobbyPMS: otel ücretlerinden elektronik belgelere
En uygun olduğu durum: Resepsiyon merkezli PMS kullanan oteller
LobbyPMS, otel sistemine zaten kaydedilmiş rezervasyon ücretleri ve tüketim gibi bilgilerden Kolombiya elektronik faturası düzenlemeyi belgeler. Alacak dekontları ve destekleyici belgeleri de listeler. Bu, aynı üründe resepsiyon odaklı faturalandırma isteyen otel için somut bir adaydır. Gösterime faturadan önce başlayın: konaklama ve ek hizmeti girin, alıcıyı belirleyin ve sonucu muhasebe sürecine kadar izleyin. Bu sıra, yalnızca bir fatura düğmesinin varlığını değil, personelin işi tutarlı biçimde tamamlayıp tamamlayamadığını ortaya koyar.
Kesin Kolombiya fatura paketini, başlangıç sorumluluğunu ve muhasebe entegrasyonunu doğrulayın. Değişen alıcıyı ve düzenlemeden sonraki düzeltmeyi gösterin. Bir fatura özelliğinden tam mali yönetim yerine geçme sonucu çıkarmayın; muhasebecinin istediği raporları, kayıtları ve mutabakatı ayrı inceleyin. [5]
Kaynak: LobbyPMS ·
Alegra: muhasebe odaklı iş akışıyla faturalama
En uygun olduğu durum: Finans ekibinin kullanım kolaylığına öncelik veren küçük işletmeler
Alegra, Kolombiya'da müşteri ve ürün kayıtları ile muhasebeciyle ortak çalışmayı içeren bulut faturalandırması sunar. Yardım belgeleri DIAN onay veya ret durumunu gösterir ve hesabın elektronik faturalandırma için etkinleştirilmesini gerektirir. Finans ekibinin farklı hizmetlerde kullanabileceği genel bir fatura ortamı isteyen işletmeler için uygundur. Otel, konaklama bilgilerinin bu ortama nasıl girdiğini değerlendirmelidir: elle, mevcut bağlantıyla veya ayrıca kapsamlandırılmış bir entegrasyonla. Ürünün Kolombiya fatura yeteneği ve otel rezervasyon bağlantısı ayrı ayrı doğrulanmalıdır.
Muhasebecinizden önerilen planı incelemesini ve resepsiyondan günlük aktarımın gösterilmesini isteyin. Bu araştırmada belirli bir yerleşik otel bağlantısı doğrulanmadı. Taşınmadan önce vaat edilen entegrasyonları, müşteri kayıtlarının sorumluluğunu ve düzeltilmiş belgelerin defterlere nasıl yansıdığını kontrol edin. [6]
Kaynak: Alegra ·
Siigo: faturalamayı yerleşik finans sistemine bağlayın
En uygun olduğu durum: Siigo'yu finans sistemi olarak tutan oteller
Siigo'nun geliştirici belgeleri, API yoluyla satış faturası oluşturmayı ve DIAN ile alıcıya göndermeyi anlatır; Siigo Nube'de elle gönderme seçenekleri de vardır. Muhasebe ekibi zaten Siigo kullanan ve konaklama verilerini bağlamak isteyen bir otel için yararlı kanıttır. API teknik bir yol sunar, ancak PMS'in bitmiş bir bağlantısı olduğunu veya tüm otel senaryolarının eşlendiğini kanıtlamaz. Korumak istediğiniz finans sürecinden başlayın, ardından PMS tedarikçisi veya kurulum ortağının sunduğu gerçek entegrasyonu değerlendirin.
Tam bağlantı adını, desteklenen belge türlerini ve mutabakat yöntemini isteyin. Rezervasyon sistemi fatura edildi işareti koyduktan sonra DIAN belgeyi reddederse ne olduğunu gösterin. Ticari API erişimini ve entegrasyonu kimin sürdürdüğünü doğrulayın. Çalışan bir örnek fatura, güvenilir ay sonu sürecinin yalnızca başlangıcıdır. [7]
Kaynak: Siigo ·
Loggro: konaklama ve faturalama paketlerini karşılaştırın
En uygun olduğu durum: Operasyon ve iş sistemlerini birlikte değerlendiren oteller
Loggro'nun Kolombiya konaklama çözümü ve belgelenmiş elektronik fatura hizmetleri vardır. Konaklama özellik tablosu elektronik faturalandırmayı ek ücretle listeler; bu nedenle paket kapsamı somut bir satın alma unsurudur. Faturalar ile alacak ve borç dekontları için web hizmetleri de belgelenmiştir. Hem otel operasyonları hem de genel işletme sistemi inceleniyorsa Loggro'yu değerlendirin. Tedarikçiden tesisinize önerilen kesin birleşimi göstermesini isteyin; aynı marka altındaki ürün yelpazesi, rezervasyon, satış, muhasebe ve raporlamanın verileri nasıl paylaştığını tek başına göstermez.
PMS teklifini, fatura ücretlerini ve muhasebe veya POS bağlantılarını ayırın. Kolombiya belgelerini kullanın: Meksika CFDI veya SAT açıklamaları DIAN kapsamını kanıtlamaz. Satılan pakette hizmet ücretlerini, reddedilen faturayı ve ortaya çıkan muhasebe kaydını gösterin. [8]
Kaynak: Loggro ·
World Office: finans odaklı karşılaştırma
En uygun olduğu durum: Muhasebe temelini seçen finans ekipleri
World Office; stok, POS ve API özelliklerinin yanında Kolombiya bulut muhasebesi ve elektronik faturalandırma sunar. Muhasebeci veya finans birimi, otelden veri alacak işletme sistemini seçerken listeye alınmalıdır. Temel değerlendirme, misafirle yürütülen işlerin mali kayda bağlanmasıdır. Veri devri açıkça tasarlanmışsa geniş bir muhasebe platformu, otel PMS'i olmadan da uygun olabilir. Örnek bir konaklamayla müşteri bilgilerini, hizmet kalemlerini, ödeme dağılımını ve kapanış belgelerini sınayın.
Belirli bir yerleşik otel bağlantısını doğrulamadık. Kesin sürümü, API veya içe aktarma yolunu, kurulum kapsamını ve geçmiş veri dışa aktarımını sorun. Teklifi muhasebeci ve resepsiyonla birlikte inceleyin. Ürün ailesi boyunca tanıtılan özelliklerin her ticari pakete dahil olduğunu varsaymayın. [9]
Kaynak: World Office ·
MATIAS API: teknik entegrasyon altyapısı
En uygun olduğu durum: Yazılım ekipleri ve desteklenen özel entegrasyonlar
MATIAS API, Kolombiya elektronik faturalandırması için REST arayüzünü, test ortamını ve Software Propio işletme modelini açıklar. Başka bir uygulamaya entegre edilen altyapıdır; tek başına resepsiyonun, rezervasyonların veya muhasebenin yerini almaz. Bu nedenle mevcut iş akışını bağlayacak yazılım ekipleri ve kurulum ortağı olan işletmeciler için uygundur. Açıklanan işletme modeli önemlidir: onu gelişigüzel DIAN yetkili teknoloji sağlayıcısı diye yeniden adlandırmayın. Üretimden önce gerçek düzene göre faturayı düzenleyen işletmenin etkinleştirmesini, belge yapılandırmasını ve sorumlulukları belirleyin.
Yalnızca belge kapasitesi için değil, kurulum ve süregelen destek için de bütçe ayırın. MATIAS, API desteğinin son müşterilerine değil geliştiricilere ve yazılım şirketlerine yönelik olduğunu söyler. Resepsiyonu kimin destekleyeceğini, başarısız belgeleri kimin izleyeceğini ve entegrasyonu kimin güncelleyeceğini doğrulayın. Etkinleştirmeden önce test ortamında düzeltmeleri ve belirsiz yanıtları kanıtlayın. [10]
Kaynak: MATIAS API ·
DIAN'ın ücretsiz hizmeti: temel karşılaştırma ölçütü
En uygun olduğu durum: Doğrudan faturalaması yönetilebilir küçük işletmeler
DIAN ücretsiz elektronik faturalandırma hizmeti sağlar ve kullanıcılarına ücretsiz dijital imza sertifikası erişimini açıklar. Faturayı doğrudan yönetebilen küçük bir konaklama işletmesi için önemli bir karşılaştırma temelidir. Ücretli yazılımın değeri, ortadan kaldırdığı iş veya bağladığı mali süreçlerle karşılaştırılmalı; elektronik faturalandırmanın mutlaka ücretli abonelik istediği varsayılmamalıdır. Resmî hizmet bir otel rezervasyon sistemi değildir. Resepsiyonun doğru alıcı ve hizmet bilgilerini nasıl aktaracağını, muhasebecinin belgeleri nasıl mutabık kılacağını değerlendirin.
Resmî etkinleştirme ve numaralandırma adımlarını tamamlayın ve günlük faturalandırma sorumlusu atayın. Personel süresini, veri girişini ve düzeltme işlemlerini ücretli seçenekle karşılaştırın. Sistem değiştirirken yetkili erişimi ve belge sürekliliğini netleştirin. Yazılımın ücretsiz olması her faturanın işletme yükünü kaldırmaz. [2] [11]
Üç makul satın alma yolu
Abonelikleri karşılaştırmadan önce sistemlerin sorumluluk sınırlarını belirleyin. Bu örnekler açıklama amaçlıdır ve gerçek müşterileri anlatmaz.
Bir apart otel resepsiyondaki devirleri azaltmak istiyor
Konuk verileri, konaklama ücretleri ve fatura istekleri farklı araçlarda bulunuyor.
Sixto'yu ve LobbyPMS ya da Loggro gibi otel odaklı alternatifleri eksiksiz bir konaklamayla değerlendirin. Konaklayan konuktan farklı bir alıcı, ek ücret ve düzenleme sonrası düzeltme ekleyin. Personelin ne kadar veriyi yeniden girdiğini ve DIAN sonucunu ne kadar kolay gördüğünü karşılaştırın. Tercih edilen sistem, düzenleyen işletmenin kurulumunu gizlemeden konaklama bağlamını belgeye bağlamalıdır. Satın almadan önce muhasebeciyi dahil edin ki daha kolay çıkış, mutabakat ve dönem kapanışı için gerekli kayıtları da üretsin.
- Şirket alıcı ve bireysel konuk kullanın
- Ek bir hizmeti faturalandırıp düzeltin
- Sonucu muhasebeye kadar takip edin
Finans sistemi zaten yerleşik
Muhasebeci Siigo, Alegra veya World Office'te çalışıyor ve aksatıcı bir geçiş istemiyor.
Mevcut finans ortamını başlangıç olarak tutun ve otel bağlantısını araştırın. Belgelenmiş API yardımcı olabilir, ancak gerçekten sunulan bağlayıcının demosunu isteyin. Müşteri kayıtlarının nerede doğacağını, yinelenen faturaların nasıl önleneceğini ve son belge durumundan hangi sistemin sorumlu olduğunu kararlaştırın. Entegrasyon maliyetini, hacminizde dikkatli elle girişin sürekli maliyetiyle karşılaştırın. Kapanış ve geçiş işlerini düşünmeden yalnızca daha kullanışlı resepsiyon ekranı için çalışan bir muhasebe sistemini değiştirmeyin.
- Kesin bağlayıcıyı veya içe aktarmayı doğrulayın
- Demo sırasında bir belgeyi reddedin
- Rezervasyonlardan defterlere bir günü uzlaştırın
Küçük tesis veya teknik işletmeci başka bir yol arıyor
Bazı işletmeler doğrudan faturalayabilir; diğerleri mevcut yazılımlarını genişletmek ister.
Yönetilebilir doğrudan işler için DIAN'ın ücretsiz hizmetini genel bir faturalama ürünüyle karşılaştırın. Teknik desteği olan mevcut özel uygulamada MATIAS API veya belgelenmiş başka bir entegrasyon yolunu değerlendirin. Bunlar farklı seçimlerdir: resmî hizmet kullanıcıya yönelik faturalama süreci sağlar, API ise birinin iş akışını kurup sürdürmesini gerektirir. Fiyatları karşılaştırmadan önce sorumluluğu açıkça belirleyin. Her iki durumda da kurulumu, düzeltmeleri, kanıtları alma ve muhasebeye devri aynı temsilî işlemlerle test edin.
- Gerçek hacimdeki elle işi tahmin edin
- Varsa entegrasyon bakım sorumlusunu belirleyin
- Kurulum ve düzeltmeleri gösterin
Ürün seçiminden kontrollü başlangıca
Düzenleyeni ve belge kurallarını belirleyin
Muhasebeciyle birlikte her satış türünü düzenleyen tüzel işletmeyi, numaralandırma yapılandırmasını ve hizmetlerin işlenmesini belirleyin. Gerekirse konuk kimliğiyle alıcı kimliğini ayırın. Amaçlanan yazılım çalışma biçimini belgeleyin ve geçerli resmî kurulumu tamamlayın. Varsayılan yapılandırmanın otelin ticari veya vergi modelini belirlemesine izin vermeyin.
Konaklama verilerini haritalayın
Alıcı kayıtlarının, hizmet kalemlerinin ve ödeme bilgilerinin nereden geldiğini seçin. Rezervasyonu faturayla eşleştirin ve personel tarihleri, ücretleri veya alıcıyı değiştirdiğinde ne olacağını tanımlayın. Bu durumları önerilen üründe gösterin. Belge hazırlama ile düzenleme arasındaki fark dahil süreci resepsiyon için anlaşılır tutun.
Sonuçları ve düzeltmeleri test edin
Başarılı doğrulama, ret, düzeltme ve belirsiz yanıtı göstermek için tedarikçinin uygun test sürecini kullanın. Elektronik belgeyi, alıcıya teslimi ve muhasebe sonucunu kontrol edin. Kopyaları önleme ve hata sorumluluğunu belirleyin. API makbuzu yeterli değildir; ekip belgenin gerçek sonucunu ve araştırma yolunu bilmelidir.
Geçiş yapıp uzlaştırın
Geçiş tarihini, numara sürekliliğini, geçmiş erişimi ve eski ile yeni sistemler arasındaki sorumlulukları kararlaştırın. Resepsiyon ve finansı birlikte eğitin. İlk işletme dönemini konaklama ücretlerinden düzenlenmiş belgelere ve muhasebeye kadar uzlaştırın. Kanıtları alıp istisnaları yönetebilecek yedek kişi bulundurun ve kapsamı genişletmeden önce çözümlenmemiş işleri inceleyin.
Toplam maliyeti yalnızca fatura sayısına göre değil, role göre karşılaştırın
DIAN'ın ücretsiz hizmeti, aboneliksiz gerçek bir karşılaştırma ölçütüdür. Ücretli teklifler yazılım kapsamı, kullanıcılar, faturayı düzenleyen işletmeler, belge paketleri, kurulum, API erişimi veya ayrı modüller için ücret isteyebilir. Sınırlara ulaşılınca ne olduğunu ve sertifikaların, yenilemelerin, desteğin ve dışa aktarımların dahil olup olmadığını sorun. Tüm teklifler için otelinizin ve belge hacminin aynı yazılı tanımını kullanın.
Bir API'nin belge başı maliyeti, personelli resepsiyon iş akışı veya muhasebe paketiyle doğrudan karşılaştırılamaz. Geliştirme, bakım, veri taşıma ve hataları düzeltme emeğini dahil edin. PMS paketinde faturalandırma bileşeni ile muhasebe bağlantısını ayrı ayrı belirleyin. Uygun paket ve işletme sorumlulukları seçenekler arasında farklılaştığından sayısal fiyat sıralaması yapmıyoruz.
Demo kontrol listesi
Sorular
PDF fatura yeterli mi?
PDF okunabilir bir gösterimdir; tek başına Kolombiya elektronik faturalandırma sürecinin tamamlandığını kanıtlamaz. Tedarikçiden elektronik belgeyi, DIAN sonucunu ve alıcıya iletimi göstermesini isteyin. Resepsiyon teknik günlükleri yorumlamadan taslağı, gönderimi ve son durumu ayırt edebilmelidir.
Sixto, DIAN tarafından yetkilendirilmiş bir teknoloji sağlayıcısı mı?
Bu rehber böyle bir iddiada bulunmaz. Sixto konaklama uygulamasıdır ve elektronik belge süreci için yapılandırılmış bir MATIAS entegrasyonu kullanır. MATIAS, Software Propio işletme modelini açıklar. Gerçekte kullanacağınız düzene göre faturayı düzenleyen işletmenin etkinleştirmesini, numaralandırmasını, sorumluluklarını ve canlı yapılandırmasını doğrulayın.
Otel DIAN'ın ücretsiz hizmetini kullanabilir mi?
DIAN, ücretsiz yazılımının elektronik fatura düzenlemesi gereken işletmelere ve sorumlu kişilere açık olduğunu belirtir. Otel için asıl soru, doğrudan giriş ve mutabakatın iş yüküne uyup uymadığıdır. Gerekli kurulumu tamamlayın; personel süresini ücretli ürünün entegrasyon yararlarıyla karşılaştırın. Ücretsiz yazılım muhasebenin veya resepsiyonun işini ortadan kaldırmaz.
Elektronik faturalama muhasebecinin yerini alır mı?
Hayır. Yazılım verileri düzenleyip belgeleri iletebilir; doğru muhasebe ve vergi kararları yine işletmeye aittir. Hizmet yapılandırmasına, belge düzeltmelerine, alıcı kimliğine ve mutabakata muhasebeciyi dahil edin. Birden fazla fatura düzenleyen işletme olduğunda veya konaklama ile ek hizmetler farklı işlendiğinde bu özellikle önemlidir.
API olması PMS'min zaten entegre olduğu anlamına mı gelir?
Hayır. API teknik bir arayüz sağlar; tamamlanmış bağlantının verileri eşleştirmesi, hataları ele alması ve bakımı yapılması gerekir. Kesin bağlantıyı ve desteklenen senaryoları sorun. Tedarikçi başarılı faturanın yanında değişiklikleri ve hataları da göstermeli, sistemler uyuşmadığında otele kimin destek vereceğini belirtmelidir.
Reddedilen veya durumu belirsiz bir faturayı nasıl ele almalıyız?
Ret durumunda görünür bir düzeltme süreci gerekir. Belirsiz yanıt yeniden fatura düzenlemeden önce araştırılmalıdır; ilk belge zaten mevcut olabilir. Sağlayıcı ve DIAN sonucunu kimin kontrol edeceğini ve rezervasyon ile muhasebe durumlarının nasıl mutabık kılınacağını kararlaştırın. Satın alma gösterimi iki durumu da içermeli ve çözüm geçmişini korumalıdır.
Resmî kaynaklar
Bu rehber için incelenen resmî ürün belgeleri ve yetkili kurum kaynakları. Özellikleri, uygunluğu ve ticari koşulları tesisiniz için doğrulayın.
- [1]DIAN: elektronik fatura düzenleyicisi olma
- [2]DIAN: ücretsiz elektronik faturalama hizmeti
- [3]DIAN: resmî kurulum talimatları
- [4]Sixto
- [5]LobbyPMS
- [6]Alegra
- [7]Siigo
- [8]Loggro
- [9]World Office
- [10]MATIAS API
- [11]DIAN: servicio gratuito