Cos'è
In Colombia la fatturazione elettronica è un processo di creazione e convalida dei documenti, non un semplice PDF allegato a una prenotazione. La DIAN descrive diverse soluzioni software: il servizio gratuito, un fornitore tecnologico e lo sviluppo autonomo. L'impresa emittente deve completare l'abilitazione e la configurazione della numerazione applicabili. Nell'ospitalità, l'ospite può essere diverso dall'acquirente, il soggiorno può comprendere più servizi e una rettifica deve restare collegata alla transazione originale. Un PMS può organizzare questi dati mentre un altro servizio gestisce il documento elettronico. Un software contabile può emetterlo correttamente ma richiedere comunque un collegamento separato con l'hotel. Questa guida valuta tali confini. Non determina il trattamento fiscale della struttura né l'eventuale esenzione di un servizio: queste regole vanno stabilite prima di configurare il software.
Comprendi il mercato
Flussi di ospitalità
Sixto, LobbyPMS e Loggro sono pertinenti quando la fatturazione deve seguire prenotazioni e reception. Confronta il pacchetto preciso per la fatturazione elettronica e il passaggio alla contabilità, non solo la presenza di una schermata di fatturazione.
Sistemi finanziari e contabili
Alegra, Siigo e World Office partono dalla fatturazione o dall’amministrazione finanziaria. Meritano considerazione se il lavoro del contabile è il punto di riferimento. Un collegamento specifico per l’hotel va confermato separatamente dal supporto alla fatturazione elettronica colombiana.
Infrastruttura e soluzione ufficiale di base
MATIAS API è un percorso tecnico di integrazione; il servizio gratuito della DIAN è un’opzione ufficiale diretta. Risolvono esigenze diverse e non vanno confrontati come prodotti PMS intercambiabili. La responsabilità dell’implementazione determina il costo reale.
Valutare l’intero percorso dal soggiorno alla contabilità
- Identità dell'emittente: identifica l'azienda che fattura ogni soggiorno, la sua numerazione e la modalità operativa del software. Un portafoglio non è automaticamente un unico emittente.
- Passaggio nell'ospitalità: mostra dati dell'acquirente, addebiti della camera, servizi aggiuntivi e collegamenti alla prenotazione senza ridigitare.
- Prove di validazione: distingui bozza, ricevuta del fornitore, esito DIAN e consegna all'acquirente. Chiedi di recuperare il documento elettronico.
- Correzioni: mostra note di credito, documenti rifiutati e risposte incerte senza emettere una fattura duplicata.
- Idoneità contabile: coinvolgi il contabile in codici fiscali, conti, allocazione dei pagamenti ed esportazione o integrazione di fine periodo.
- Assistenza operativa: concorda chi gestisce domande della reception, errori del fornitore, rinnovo delle credenziali e modifiche ai requisiti tecnici.
Abbiamo esaminato l’ambito pubblicato dei prodotti e le guide ufficiali alla configurazione. Non abbiamo verificato lo stato di certificazione dei fornitori, emesso fatture reali né testato ogni connettore PMS. «Da confermare» indica una domanda da porre in fase d’acquisto, non prova che una funzione sia assente.
Sixto: il processo ricettivo intorno alla fatturazione
Ideale per: Gestori che collegano la fatturazione all’attività ricettiva quotidiana
Sixto è un'opzione per chi vuole collocare la fatturazione accanto a prenotazioni, dati degli ospiti e lavoro quotidiano del team. Si collega a MATIAS per i documenti elettronici, senza presentarsi come autorità fiscale colombiana o emittente certificato indipendente. La reception deve fornire il giusto contesto di soggiorno e acquirente, mentre l'invio elettronico richiede una configurazione valida dell'impresa. Valutate Sixto per ridurre i passaggi tra strumenti alberghieri e fatturazione. Verificate invio reale, credenziali e configurazione dell'impresa emittente prima di ritenere una bozza pronta all'emissione.
Chiedete una dimostrazione di bozza, accettazione, rifiuto e nota di credito. Chiarite le responsabilità del team e dell'integrazione. Il primo posto di Sixto esprime la preferenza dichiarata dell'editore, non un premio indipendente. Verificate funzioni contabili ed esportazioni con il commercialista. [4]
LobbyPMS: dagli addebiti alberghieri ai documenti elettronici
Ideale per: Hotel che usano un PMS incentrato sulla reception
LobbyPMS documenta la fatturazione elettronica colombiana dai dati già presenti nel suo sistema alberghiero, inclusi addebiti della prenotazione e consumi. Elenca anche note di credito e documenti di supporto. È quindi un candidato concreto per chi cerca un processo di fatturazione centrato sulla reception nello stesso prodotto. Iniziate la dimostrazione prima della fattura: inserite alloggio e servizio aggiuntivo, identificate l'acquirente e seguite l'esito nella contabilità. Questa sequenza mostra se il personale completa il lavoro con continuità, non soltanto se esiste un pulsante per emettere fatture.
Confermate il pacchetto colombiano preciso, le responsabilità di avvio e l'integrazione contabile. Mostrate un acquirente cambiato e una rettifica dopo l'emissione. Una funzione di fatturazione non implica la sostituzione completa della gestione finanziaria: controllate separatamente i rapporti, i registri e le riconciliazioni richiesti dal commercialista. [5]
Fonte: LobbyPMS ·
Alegra: fatturazione con processo orientato alla contabilità
Ideale per: Piccole aziende che privilegiano l’usabilità per l’amministrazione
Alegra offre fatturazione cloud in Colombia con anagrafiche clienti e prodotti e collaborazione con il commercialista. La documentazione d'aiuto mostra l'approvazione o il rifiuto della DIAN e richiede un account abilitato alla fatturazione elettronica. È utile se l'impresa desidera un ambiente generale per fatturare diversi servizi. L'hotel deve valutare come vi arrivano i dati del soggiorno: manualmente, tramite un connettore esistente o con un'integrazione separata. La capacità colombiana di fatturazione e il collegamento alle prenotazioni sono due elementi da verificare distintamente.
Fate esaminare il piano dal commercialista e mostrare il passaggio quotidiano dalla reception. Questa ricerca non ha accertato uno specifico connettore alberghiero nativo. Prima della migrazione verificate integrazioni promesse, titolarità delle anagrafiche e rappresentazione dei documenti rettificati nei conti. [6]
Fonte: Alegra ·
Siigo: collegare la fatturazione a un sistema finanziario consolidato
Ideale per: Hotel che mantengono Siigo come sistema finanziario
La documentazione per sviluppatori di Siigo descrive la creazione di fatture di vendita via API e il loro invio alla DIAN e all'acquirente, oltre a modalità manuali in Siigo Nube. È utile per un hotel la cui contabilità usa già Siigo e vuole collegarvi i dati alberghieri. L'API offre un percorso tecnico, ma non prova l'esistenza di un connettore PMS completo né la copertura di tutti i casi dell'hotel. Partite dal processo finanziario da mantenere, poi valutate l'integrazione effettiva offerta dal fornitore del PMS o dal partner tecnico.
Esigete nome preciso del connettore, tipi di documenti supportati e metodo di riconciliazione. Fate mostrare cosa avviene se la DIAN rifiuta un documento dopo che il sistema prenotazioni lo ha segnato come fatturato. Confermate accesso commerciale all'API e responsabilità di manutenzione. Una fattura di prova riuscita è solo l'inizio di una chiusura mensile affidabile. [7]
Fonte: Siigo ·
Loggro: confrontare i pacchetti ricettivi e di fatturazione
Ideale per: Hotel che valutano insieme operazioni e sistemi aziendali
Loggro offre una soluzione colombiana per l'ospitalità e servizi documentati di fatturazione elettronica. La tabella delle funzioni per l'alloggio indica la fatturazione elettronica a costo aggiuntivo: il perimetro del pacchetto incide sulla scelta. Sono documentati anche servizi web per fatture e note di credito e debito. Valutate Loggro se state riesaminando sia le operazioni alberghiere sia il sistema aziendale. Chiedete di mostrare l'esatta combinazione proposta alla vostra struttura: una gamma sotto un solo marchio non dimostra da sé come prenotazioni, vendite, contabilità e comunicazioni condividano i dati.
Separate il preventivo PMS dai costi di fatturazione e dai collegamenti contabili o POS. Usate documentazione colombiana: materiale sul CFDI o sul SAT del Messico non dimostra copertura DIAN. Fate mostrare addebiti per servizi, fattura rifiutata e registrazione contabile risultante nel pacchetto venduto. [8]
Fonte: Loggro ·
World Office: confronto guidato dalla finanza
Ideale per: Team finanziari che scelgono il sistema contabile di base
World Office presenta contabilità cloud e fatturazione elettronica colombiane insieme a magazzino, POS e API. Va considerato se commercialista o reparto finanziario scelgono il sistema aziendale alimentato dall'hotel. La domanda principale riguarda il collegamento fra operazioni con gli ospiti e registrazione finanziaria. Una piattaforma contabile ampia può essere adatta senza essere un PMS alberghiero, se il passaggio è progettato chiaramente. Con un soggiorno rappresentativo verificate dati del cliente, voci di servizio, attribuzione dei pagamenti e documenti di chiusura.
Non abbiamo verificato uno specifico connettore alberghiero nativo. Chiedete edizione esatta, percorso API o importazione, ambito d'implementazione ed esportazione storica. Esaminate la proposta con commercialista e reception. Non presumete che ogni funzione pubblicizzata per la famiglia di prodotti sia compresa in ogni pacchetto. [9]
Fonte: World Office ·
MATIAS API: infrastruttura per un’integrazione tecnica
Ideale per: Team software e integrazioni personalizzate assistite
MATIAS API descrive un'interfaccia REST per la fatturazione elettronica colombiana, un ambiente di prova e un modello operativo Software Propio. È un'infrastruttura da integrare in un'altra applicazione, non sostituisce da sola reception, prenotazioni o contabilità. È quindi pertinente a team software e operatori con un partner tecnico. Il modello dichiarato conta: non ridefinitelo con leggerezza come fornitore tecnologico autorizzato dalla DIAN. Prima della produzione stabilite abilitazione dell'impresa emittente, configurazione dei documenti e responsabilità secondo l'accordo reale.
Prevedete costi di implementazione e assistenza continua, non solo capacità documentale. MATIAS afferma che il supporto API è rivolto a sviluppatori e software house, non ai loro clienti finali. Chiarite chi assiste la reception, sorveglia i documenti falliti e aggiorna l'integrazione. Provate rettifiche e risposte incerte nell'ambiente di test prima dell'attivazione. [10]
Fonte: MATIAS API ·
Servizio gratuito DIAN: il riferimento essenziale
Ideale per: Piccole attività con fatturazione diretta gestibile
La DIAN mette a disposizione un servizio gratuito di fatturazione elettronica e descrive un certificato di firma digitale senza costi per chi lo usa. È un riferimento importante per una piccola struttura ricettiva che può fatturare direttamente. Il software a pagamento va valutato per il lavoro che elimina o per i processi finanziari che collega, senza presumere che un abbonamento sia necessario. Il servizio ufficiale non è un sistema di prenotazioni alberghiere. Valutate come la reception trasmetterà dati corretti di acquirente e servizi e come il commercialista riconcilierà i documenti.
Completate abilitazione e numerazione ufficiali e designate un responsabile della fatturazione quotidiana. Confrontate tempo del personale, inserimento dati e gestione delle rettifiche con l'alternativa a pagamento. Chiarite accesso autorizzato e continuità documentale quando cambiate sistema. Il prezzo gratuito del software non elimina il lavoro per ogni fattura. [2] [11]
Tre percorsi d’acquisto sensati
Definisci i confini tra i sistemi prima di confrontare gli abbonamenti. Questi esempi sono illustrativi e non descrivono clienti reali.
Un aparthotel vuole ridurre i passaggi alla reception
Dati degli ospiti, addebiti dei soggiorni e richieste di fattura risiedono in strumenti diversi.
Valuta Sixto e alternative orientate agli hotel come LobbyPMS o Loggro usando un soggiorno completo. Includi un acquirente diverso dall’ospite, un addebito aggiuntivo e una correzione dopo l’emissione. Confronta quanti dati il personale deve riscrivere e quanto facilmente vede il risultato DIAN. Il sistema preferito deve collegare il contesto ricettivo al documento senza nascondere la configurazione dell’azienda emittente. Coinvolgi il commercialista prima dell’acquisto, affinché un checkout più semplice produca anche i dati necessari alla riconciliazione e alla chiusura del periodo.
- Usare un’azienda come acquirente e una persona come ospite
- Emettere e correggere un servizio aggiuntivo
- Seguire il risultato fino alla contabilità
Il sistema finanziario è già consolidato
Il commercialista lavora in Siigo, Alegra o World Office e non vuole una migrazione che interrompa il lavoro.
Mantieni l’ambiente finanziario esistente come punto di partenza e indaga il collegamento con l’hotel. Un’API documentata può aiutare, ma chiedi una dimostrazione del connettore realmente offerto. Concorda dove nascono i dati dei clienti, come si evitano fatture duplicate e quale sistema gestisce lo stato finale del documento. Confronta il costo dell’integrazione con quello continuo di un inserimento manuale rigoroso al tuo volume. Non sostituire un sistema contabile funzionante solo per avere una schermata di reception più comoda, senza considerare chiusura e migrazione.
- Confermare il connettore o l’importazione precisa
- Far respingere un documento durante la dimostrazione
- Riconciliare una giornata dalle prenotazioni ai libri contabili
Una piccola struttura o un operatore tecnico richiede una strada diversa
Alcune aziende possono fatturare direttamente; altre hanno già software che desiderano estendere.
Se il lavoro diretto è gestibile, confronta il servizio gratuito della DIAN con un prodotto di fatturazione generico. Per un’applicazione personalizzata esistente con supporto tecnico, valuta MATIAS API o un’altra integrazione documentata. Sono scelte diverse: il servizio ufficiale offre un processo di fatturazione rivolto all’utente, mentre un’API richiede qualcuno che lo costruisca e lo mantenga. Chiarisci la responsabilità prima di confrontare i prezzi. In entrambi i casi, testa configurazione, correzioni, recupero delle prove e passaggio alla contabilità con le stesse transazioni rappresentative.
- Stimare il lavoro manuale al volume effettivo
- Se pertinente, indicare chi mantiene l’integrazione
- Dimostrare la configurazione e le correzioni
Dalla scelta del prodotto a un avvio controllato
Definire l’emittente e le regole dei documenti
Con il commercialista, identifica l’azienda giuridica che emette ogni tipo di vendita, la configurazione della numerazione e il trattamento dei servizi. Se necessario, separa l’identità dell’ospite da quella dell’acquirente. Documenta la modalità operativa prevista per il software e completa l’impostazione ufficiale applicabile. Non lasciare che una configurazione predefinita decida il modello commerciale o fiscale dell’hotel.
Mappare i dati della struttura
Scegli dove nascono i dati degli acquirenti, le voci dei servizi e le informazioni di pagamento. Collega la prenotazione alla fattura e definisci cosa succede quando il personale cambia date, addebiti o acquirente. Fai dimostrare questi casi nel prodotto proposto. Mantieni il processo comprensibile per la reception, inclusa la differenza tra preparare ed emettere un documento.
Testare risultati e correzioni
Usa la procedura di test appropriata del fornitore per dimostrare convalida riuscita, rifiuto, correzione e risposta incerta. Controlla documento elettronico, consegna all’acquirente e risultato contabile. Stabilisci come prevenire duplicati e chi gestisce gli errori. Una ricevuta dell’API non basta: il team deve conoscere l’esito reale del documento e come indagarlo.
Passare al nuovo sistema e riconciliare
Concorda data di transizione, continuità della numerazione, accesso allo storico e responsabilità tra vecchio e nuovo sistema. Forma insieme reception e amministrazione. Riconcilia un primo periodo operativo dagli addebiti dei soggiorni ai documenti emessi e alla contabilità. Mantieni un sostituto in grado di recuperare le prove e gestire le eccezioni, e verifica gli elementi irrisolti prima di estendere l’implementazione.
Confrontare il costo totale per ruolo, non solo per numero di fatture
Il servizio gratuito della DIAN rappresenta un vero punto di partenza senza abbonamento. Le proposte a pagamento possono addebitare funzioni software, utenti, imprese emittenti, pacchetti di documenti, attivazione, accesso API o moduli distinti. Chiedete cosa succede al raggiungimento dei limiti e se certificati, rinnovi, assistenza ed esportazioni sono inclusi. Usate per tutti i preventivi la stessa descrizione scritta dell'hotel e del volume dei documenti.
Il costo per unità di un'API non è direttamente confrontabile con un processo di reception gestito dal personale o con una suite contabile. Includete sviluppo, manutenzione, migrazione dei dati e lavoro necessario a correggere gli errori. In un pacchetto PMS distinguete la componente di fatturazione dal collegamento contabile. Omettiamo classifiche numeriche dei prezzi perché pacchetti e responsabilità operative differiscono tra le opzioni.
Lista di controllo per la demo
Domande
Basta una fattura PDF?
Un PDF è una rappresentazione leggibile, ma da solo non prova che il processo colombiano di fatturazione elettronica sia terminato. Chiedete al fornitore di mostrare il documento elettronico, l'esito della DIAN e la consegna all'acquirente. La reception deve poter distinguere bozza, invio e stato finale senza interpretare registri tecnici.
Sixto è un fornitore tecnologico autorizzato dalla DIAN?
Questa guida non lo afferma. Sixto è l'applicazione per l'ospitalità e usa un'integrazione MATIAS configurata per i documenti elettronici. MATIAS descrive un modello operativo Software Propio. Verificate abilitazione, numerazione, responsabilità e configurazione effettiva dell'impresa emittente in base all'accordo che userete.
Un hotel può usare il servizio gratuito della DIAN?
La DIAN presenta il proprio software gratuito come disponibile a imprese e soggetti tenuti a fatturare elettronicamente. Per un hotel conta capire se inserimento diretto e riconciliazione sono sostenibili rispetto al lavoro. Completate la configurazione richiesta e confrontate il tempo del personale con i vantaggi d'integrazione di un prodotto a pagamento. La gratuità non sostituisce contabilità o lavoro di reception.
La fatturazione elettronica sostituisce il contabile?
No. Il software può organizzare i dati e trasmettere i documenti, ma l'impresa deve comunque prendere decisioni contabili e fiscali corrette. Coinvolgete il commercialista nella configurazione dei servizi, nelle rettifiche, nell'identificazione dell'acquirente e nella riconciliazione, soprattutto con più imprese emittenti o trattamenti diversi per alloggio e servizi aggiuntivi.
Un’API significa che il mio PMS è già integrato?
No. Un'API fornisce un'interfaccia tecnica; un connettore completo deve ancora mappare i dati, gestire gli errori ed essere mantenuto. Chiedete il connettore preciso e gli scenari supportati. Il fornitore deve mostrare modifiche e fallimenti oltre a una fattura riuscita e indicare chi aiuta l'hotel quando i sistemi non concordano.
Come dovremmo gestire una fattura respinta o dallo stato incerto?
Un rifiuto richiede un processo di rettifica visibile. Una risposta incerta va verificata prima di emettere di nuovo, perché il primo documento potrebbe già esistere. Stabilite chi controlla l'esito del fornitore e della DIAN e come si riconciliano prenotazione e contabilità. La dimostrazione d'acquisto deve comprendere entrambi i casi e conservarne la cronologia.
Fonti ufficiali
Documentazione ufficiale dei prodotti e fonti delle autorità esaminate per questa guida. Verifica funzionalità, requisiti e condizioni commerciali per la tua struttura.
- [1]DIAN: diventare emittente di fatture elettroniche
- [2]DIAN: servizio gratuito di fatturazione elettronica
- [3]DIAN: istruzioni ufficiali di configurazione
- [4]Sixto
- [5]LobbyPMS
- [6]Alegra
- [7]Siigo
- [8]Loggro
- [9]World Office
- [10]MATIAS API
- [11]DIAN: servicio gratuito