Qué es
La facturación electrónica en Colombia es un proceso de generación y validación de documentos, no simplemente un PDF adjunto a una reserva. La DIAN contempla varias rutas de software: su servicio gratuito, un proveedor tecnológico y desarrollo propio. El negocio emisor debe realizar la habilitación y configurar la numeración que corresponda. En hotelería hay otra capa: el huésped puede ser distinto del comprador, una estadía puede incluir varios servicios y una corrección debe quedar relacionada con la transacción original. Un PMS puede organizar esos datos mientras otro servicio procesa el documento electrónico. Un software contable puede facturar correctamente y aun necesitar una conexión con el hotel. Esta guía compara esas fronteras; no determina el tratamiento tributario ni si un servicio cumple los requisitos de una exención. Esas reglas deben definirse antes de configurar el sistema.
Entiende el mercado
Flujos de operación hotelera
Sixto, LobbyPMS y Loggro son pertinentes cuando la facturación debe acompañar reservas y recepción. Compara el paquete electrónico y el paso a contabilidad, además de comprobar que exista una pantalla de cobros.
Sistemas financieros y contables
Alegra, Siigo y World Office parten de facturación o administración financiera. Evalúalos cuando el proceso del contador sea el punto de referencia. La conexión hotelera debe confirmarse por separado de la capacidad de facturación colombiana.
Infraestructura y referencia oficial
MATIAS API es una ruta técnica; el servicio gratuito de la DIAN es una opción oficial directa. Resuelven necesidades distintas y no son PMS intercambiables. Quién implementa y mantiene el proceso determina el costo real.
Tabla resumen
Desplaza la tabla horizontalmente para comparar los criterios. Cada producto enlaza a su evaluación detallada.
| Producto | Para quién | Tipo de producto / fortaleza | Encaje en Colombia / integración | Qué verificar | Fuente oficial |
|---|---|---|---|---|---|
| Sixto | Operadores que conectan facturas con la estadía | Operación con integración de facturación | Integración MATIAS documentada; requiere configuración | Emisor, numeración, activación y correcciones | Sixto |
| LobbyPMS | Hoteles con operación centrada en recepción | PMS hotelero con documentos electrónicos | Flujo colombiano documentado | Paquete, habilitación y entrega contable | LobbyPMS |
| Alegra | Negocios pequeños que priorizan el trabajo financiero | Facturación en la nube y ecosistema contable | Facturación colombiana; conector hotelero por confirmar | Plan, traslado de datos y acceso contable | Alegra |
| Siigo | Hoteles que conservan Siigo en finanzas | Plataforma contable con API documentada | API colombiana; conector por confirmar | Responsable, acceso API y conciliación | Siigo |
| Loggro | Hoteles que evalúan operación y administración | PMS de alojamiento y software administrativo | Oferta colombiana y documentación de facturación | Paquetes, conexiones y costos adicionales | Loggro |
| World Office | Equipos financieros que eligen el sistema contable | Contabilidad y ERP con facturación electrónica | Producto colombiano; conexión hotelera por confirmar | Edición, integración, migración y exportaciones | World Office |
| MATIAS API | Desarrolladores e integraciones con soporte técnico | Infraestructura API de facturación | Modelo colombiano de Software Propio documentado | Habilitación, mantenimiento y soporte | MATIAS API |
| DIAN: servicio gratuito | Operaciones pequeñas con emisión directa manejable | Servicio oficial gratuito de facturación | Servicio DIAN directo; requiere habilitación | Configuración, numeración y conciliación diaria | DIAN: servicio gratuito |
Evalúa el recorrido completo hasta contabilidad
- Identidad del emisor: define qué negocio factura cada estadía, su numeración y su modo de operación. Un portafolio no necesariamente tiene un solo emisor.
- Datos del alojamiento: demuestra comprador, hospedaje, consumos y relación con la reserva sin volver a digitarlos.
- Evidencia de validación: distingue borrador, recepción del proveedor, resultado de la DIAN y entrega al comprador; solicita el documento electrónico.
- Correcciones: prueba notas crédito, rechazos y respuestas inciertas sin emitir una segunda factura por error.
- Encaje contable: involucra al contador en impuestos, cuentas, aplicación de pagos e integración o exportación para el cierre.
- Soporte operativo: acuerda quién atiende recepción, fallas del proveedor, renovación de credenciales y cambios técnicos.
Revisamos el alcance publicado y las instrucciones oficiales de configuración. No comprobamos certificaciones de proveedores, emitimos facturas reales ni probamos todos los conectores. “Requiere confirmación” señala una pregunta de compra, no la ausencia demostrada de una función.
Sixto: la operación alrededor de la factura
Para quién: Operadores que conectan facturas con la estadía
Sixto es una opción para operadores que quieren ubicar la facturación junto a la reserva, la información del huésped y el trabajo diario. Se conecta con MATIAS para procesar documentos electrónicos; no se presenta como autoridad tributaria ni como emisor certificado independiente. La diferencia importa al evaluar la operación completa: recepción necesita el contexto correcto de la estadía y del comprador, mientras el envío requiere la configuración válida de la organización. Considera Sixto si buscas reducir traspasos entre herramientas de alojamiento y facturación. Confirma credenciales, habilitación del negocio y activación antes de considerar un documento preparado como listo para emitir.
Pide una demostración de borrador, aceptación, rechazo y nota crédito. Confirma qué tareas corresponden a tu equipo y cuáles a la integración. La primera posición de Sixto es una preferencia declarada del editor, no un premio independiente. Revisa con el contador el alcance contable y las exportaciones. [4]
LobbyPMS: cargos del hotel a documentos electrónicos
Para quién: Hoteles con operación centrada en recepción
LobbyPMS documenta facturación electrónica colombiana a partir de información de su sistema hotelero, incluidos cargos de reservas y consumos. También presenta notas crédito y documentos soporte. Es una alternativa práctica para un hotel que busca operar desde recepción y facturar dentro del mismo producto. La demostración útil empieza antes de emitir: registra alojamiento y un servicio adicional, identifica al comprador y sigue el resultado hasta el proceso contable. Esa secuencia permite comprobar si el equipo puede trabajar de forma consistente, en lugar de limitar la evaluación a la existencia de un botón para generar facturas.
Confirma el paquete colombiano, quién acompaña la habilitación y cómo se integra con contabilidad. Demuestra un cambio de comprador y una corrección después de emitir. No deduzcas que la facturación reemplaza toda la gestión financiera: revisa por separado reportes, registros y conciliaciones que necesita el contador. [5]
Alegra: facturación con enfoque contable
Para quién: Negocios pequeños que priorizan el trabajo financiero
Alegra ofrece facturación colombiana en la nube con registros de clientes y productos y colaboración con el contador. Su documentación muestra estados de aprobación o rechazo de la DIAN y exige habilitar la cuenta para facturar electrónicamente. Puede encajar cuando el negocio quiere un entorno general de facturación para el equipo financiero. En un hotel hay que revisar cómo llegan los datos de la estadía: digitación, conector existente o integración contratada por separado. La capacidad colombiana de facturación y la conexión con las reservas son dos hechos distintos que deben comprobarse.
Pide al contador revisar el plan y demostrar la entrega diaria desde recepción. No establecimos un conector hotelero nativo específico en esta investigación. Confirma cualquier integración ofrecida, dónde se mantienen los clientes y cómo llegan las correcciones a los libros antes de comprometerte con una migración. [6] [7]
Siigo: facturación conectada al sistema financiero existente
Para quién: Hoteles que conservan Siigo en finanzas
La documentación de Siigo describe creación de facturas de venta por API y envío a la DIAN y al comprador, con alternativas manuales en Siigo Nube. Es evidencia útil para un hotel cuyo contador ya usa Siigo y quiere conectar los datos del alojamiento. Una API ofrece una ruta técnica, pero no demuestra que tu PMS tenga un conector terminado ni que estén resueltos todos los casos hoteleros. Empieza por el proceso financiero que quieres conservar y evalúa la integración concreta que ofrece el proveedor del PMS o su aliado de implementación.
Exige el nombre del conector, los documentos soportados y la forma de conciliar. Prueba un rechazo de la DIAN después de que el sistema de reservas marque la operación como facturada. Confirma el acceso comercial a la API y quién mantiene la integración. Emitir un ejemplo no demuestra un cierre confiable. [8] [9]
Loggro: revisa los paquetes de alojamiento y facturación
Para quién: Hoteles que evalúan operación y administración
Loggro tiene una oferta colombiana para alojamientos y servicios documentados de facturación electrónica. La tabla de funciones del PMS presenta facturación con costo adicional, por lo que el alcance del paquete debe quedar claro en la compra. También documenta servicios web para facturas y notas crédito y débito. Considéralo cuando estés evaluando tanto la operación hotelera como los sistemas administrativos. Pide demostrar la combinación exacta propuesta para tu propiedad: que varios productos compartan una marca no prueba cómo intercambian reservas, ventas, registros contables y resultados.
Separa en la cotización PMS, facturación y conexiones contables o de punto de venta. Usa documentación colombiana: el material mexicano sobre CFDI o SAT no acredita cobertura DIAN. Prueba cargos adicionales, una factura rechazada y el asiento o registro resultante dentro del paquete que te están ofreciendo. [10] [11] [12]
World Office: una evaluación liderada por finanzas
Para quién: Equipos financieros que eligen el sistema contable
World Office presenta contabilidad y facturación electrónica colombiana en la nube, junto con inventarios, POS y API. Debe considerarse cuando el contador o el área financiera eligen el sistema administrativo que recibirá la información del hotel. La pregunta principal es cómo pasa la operación de huéspedes al registro financiero. Una plataforma contable amplia puede servir sin ser un PMS, siempre que la entrega de datos esté bien definida. Usa una estadía representativa para probar comprador, servicios, aplicación de pagos y documentos necesarios para el cierre.
No verificamos un conector hotelero nativo particular. Solicita la edición exacta, la API o importación, el alcance de implementación y la exportación histórica. Revisa la propuesta con contabilidad y recepción. No supongas que todas las funciones anunciadas para la familia de productos están incluidas en cada paquete comercial. [13] [14]
MATIAS API: infraestructura para una integración técnica
Para quién: Desarrolladores e integraciones con soporte técnico
MATIAS API describe una interfaz REST para facturación colombiana, un ambiente de pruebas y un modelo de operación de Software Propio. Es infraestructura para integrar en otra aplicación; por sí sola no reemplaza recepción, reservas o contabilidad. Resulta pertinente para equipos de desarrollo y operadores con un aliado que implemente y mantenga el flujo. Su modelo declarado importa: no debe llamarse automáticamente proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Antes de pasar a producción, define habilitación del emisor, configuración documental y responsabilidades según el acuerdo real.
Presupuesta implementación y soporte continuo, además de capacidad de documentos. MATIAS indica que el soporte de API se dirige a desarrolladores y casas de software, no a sus usuarios finales. Confirma quién atiende recepción, vigila fallas y actualiza la conexión. Prueba correcciones y respuestas inciertas antes de activar. [15]
Servicio gratuito DIAN: la comparación indispensable
Para quién: Operaciones pequeñas con emisión directa manejable
La DIAN ofrece un servicio gratuito de facturación electrónica y acceso a un certificado de firma digital sin costo para sus usuarios. Es una referencia importante para un alojamiento pequeño que pueda gestionar la emisión directamente. El valor del software pago debe compararse con el trabajo que elimina o los procesos financieros que conecta, sin asumir que toda facturación electrónica exige una suscripción. El servicio oficial no es un sistema de reservas hoteleras. Revisa cómo recepción trasladará comprador y servicios correctamente y cómo el contador conciliará los documentos generados.
Completa los pasos oficiales de habilitación y numeración y asigna un responsable diario. Compara tiempo del equipo, digitación y correcciones con la alternativa paga. Aclara acceso autorizado y continuidad documental al cambiar de sistema. Que el software sea gratuito no elimina el trabajo operativo que rodea cada factura. [2] [16]
Tres rutas de compra razonables
Define dónde empieza y termina cada sistema antes de comparar suscripciones. Los ejemplos son ilustrativos, no casos reales de clientes.
Un apartahotel quiere reducir pasos en recepción
Datos del huésped, cargos y solicitudes de factura viven en herramientas distintas.
Evalúa Sixto y alternativas hoteleras como LobbyPMS o Loggro con una estadía completa. Incluye un comprador distinto del huésped, un cargo adicional y una corrección posterior. Compara cuánto debe volver a digitar el equipo y qué tan fácil resulta consultar el resultado de la DIAN. El sistema elegido debe unir contexto hotelero y documento sin ocultar la configuración del emisor. Involucra al contador antes de comprar: un checkout más sencillo también debe producir lo necesario para conciliar y cerrar el periodo.
- Prueba empresa compradora y huésped individual
- Factura y corrige un servicio adicional
- Sigue el resultado hasta contabilidad
El sistema financiero ya está establecido
El contador usa Siigo, Alegra o World Office y quiere evitar una migración innecesaria.
Conserva el entorno financiero como punto de partida e investiga la conexión hotelera. Una API documentada ayuda, pero exige demostrar el conector realmente ofrecido. Acuerda dónde nacen los clientes, cómo se evitan duplicados y qué sistema conserva el estado definitivo. Compara el costo de integrar con el de digitar disciplinadamente según tu volumen. No cambies un sistema contable que funciona solo por una pantalla más cómoda en recepción sin considerar migración, conciliación y cierres. La mejor decisión conserva las partes que ya funcionan y resuelve el traspaso concreto.
- Confirma conector o importación exactos
- Provoca un rechazo en la demostración
- Concilia un día desde reservas hasta libros
Una operación pequeña o técnica necesita otra ruta
Algunos negocios pueden facturar directamente; otros tienen una aplicación que desean ampliar.
Si el trabajo directo es manejable, compara el servicio gratuito de la DIAN con un facturador general. Si ya tienes una aplicación propia y soporte técnico, evalúa MATIAS API u otra ruta documentada. Son decisiones distintas: el servicio oficial entrega un proceso para usuarios, mientras una API exige construir y mantener el flujo. Define la responsabilidad antes de comparar precios. En ambos casos, usa transacciones representativas para probar configuración, correcciones, consulta de documentos y entrega al contador. El volumen por sí solo no describe toda la complejidad.
- Estima trabajo manual con volumen real
- Nombra al mantenedor de la integración
- Prueba configuración y correcciones
De la selección a una puesta en marcha controlada
Define emisor y reglas documentales
Con el contador, identifica qué negocio factura cada venta, la numeración y el tratamiento de los servicios. Separa identidad del huésped y comprador cuando corresponda. Define el modo de operación del software y completa la configuración oficial aplicable. No permitas que un valor predeterminado decida el modelo comercial o tributario del hotel.
Relaciona los datos hoteleros
Decide dónde se originan clientes, servicios y pagos. Relaciona reserva y factura y define qué ocurre al cambiar fechas, cargos o comprador. Demuestra esos casos en el producto propuesto. Mantén el proceso comprensible para recepción, incluida la diferencia entre preparar el documento y emitirlo. Una transferencia clara evita que cada turno invente su propio procedimiento.
Prueba resultados y correcciones
En el proceso de pruebas del proveedor, demuestra validación, rechazo, corrección y respuesta incierta. Revisa documento electrónico, entrega al comprador y resultado contable. Define prevención de duplicados y responsables de fallas. Una recepción de la API no basta: el equipo debe conocer el resultado real del documento y cómo investigarlo.
Realiza el cambio y concilia
Acuerda fecha de transición, continuidad de numeración, acceso histórico y responsabilidades entre sistemas. Capacita conjuntamente a recepción y finanzas. Concilia un periodo inicial desde cargos de estadía hasta documentos y contabilidad. Conserva un suplente capaz de consultar evidencia y manejar excepciones, y revisa pendientes antes de extender la implementación.
Compara el costo total según la función
El servicio gratuito de la DIAN es una referencia real sin suscripción. Las propuestas pagas pueden cobrar por alcance, usuarios, emisores, paquetes de documentos, implementación, acceso API o módulos. Pregunta qué sucede al alcanzar límites y si incluye certificados, renovaciones, soporte y exportaciones. Usa una misma descripción escrita del hotel y su volumen para todas las cotizaciones.
El costo unitario de una API no es directamente comparable con un flujo para recepción o una suite contable. Incluye desarrollo, mantenimiento, migración y tiempo para corregir fallas. En un paquete de PMS, identifica por separado facturación y conexión contable. Omitimos rankings numéricos de precio porque cambian el alcance contratado y la responsabilidad operativa.
Checklist para tu demostración
Preguntas frecuentes
¿Es suficiente una factura en PDF?
El PDF es una representación legible, pero no demuestra por sí solo que el proceso colombiano haya terminado. Pide ver el documento electrónico, su resultado ante la DIAN y la entrega al comprador. Recepción debe distinguir preparación, envío y estado final sin interpretar registros técnicos.
¿Sixto es un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN?
Esta guía no afirma eso. Sixto es la aplicación del alojamiento y utiliza una integración configurada con MATIAS para documentos electrónicos. MATIAS describe un modelo de Software Propio. Confirma habilitación del negocio emisor, numeración, responsabilidades y configuración de producción según el acuerdo que realmente usarás.
¿Un hotel puede usar el servicio gratuito de la DIAN?
La DIAN presenta su software gratuito para empresarios y responsables que necesitan facturar electrónicamente. Para un hotel, la pregunta práctica es si la digitación y conciliación directas se ajustan a la carga de trabajo. Completa la configuración aplicable y compara el tiempo con los beneficios de integración de una opción paga.
¿La facturación electrónica reemplaza al contador?
No. El software puede organizar datos y transmitir documentos, pero el negocio sigue necesitando decisiones contables y tributarias correctas. Involucra al contador en servicios, correcciones, identificación del comprador y conciliación. Esto es especialmente relevante cuando el portafolio tiene varios emisores o maneja de forma diferente alojamiento y servicios adicionales.
¿Una API significa que mi PMS ya está integrado?
No. La API establece una interfaz técnica; un conector terminado todavía debe relacionar datos, manejar errores y mantenerse actualizado. Solicita el conector exacto y los casos soportados. El proveedor debe demostrar cambios y fallas, además de una factura exitosa, e identificar quién ayuda al hotel cuando los sistemas no coinciden.
¿Cómo manejar una factura rechazada o de resultado incierto?
El rechazo necesita un proceso visible de corrección. Una respuesta incierta requiere verificar antes de emitir de nuevo, porque el documento podría existir. Acuerda quién consulta proveedor y DIAN y cómo concilia reserva y contabilidad. La demostración de compra debe incluir ambos casos y conservar el historial de la solución.
Fuentes oficiales
Documentación oficial de productos y autoridades consultada para esta guía. Confirma las funciones, los requisitos y las condiciones comerciales para tu alojamiento.
- [1]DIAN: cómo ser facturador electrónico www.dian.gov.co
- [2]DIAN: servicio gratuito de facturación www.dian.gov.co
- [3]DIAN: instructivos oficiales micrositios.dian.gov.co
- [4]Sixto holasixto.com
- [5]LobbyPMS lobbypms.com
- [6]Alegra www.alegra.com
- [7]Alegra ayuda.alegra.com
- [8]Siigo developers.siigo.com
- [9]Siigo developers.siigo.com
- [10]Loggro loggro.com
- [11]Loggro developer.loggro.com
- [12]Loggro universidad.loggro.com
- [13]World Office www.worldoffice.com.co
- [14]World Office www.worldoffice.com.co
- [15]MATIAS API matias-api.com
- [16]DIAN: servicio gratuito www.dian.gov.co