Was der Begriff bedeutet
Eine Abstimmung vergleicht Aufzeichnungen unterschiedlicher Quellen und dokumentiert ihre Beziehung. In der Beherbergung kann sie Buchungen, Gastbelastungen, Provisionen, Erstattungen, Auszahlungen und Banktransaktionen verbinden. Zwei gleiche Beträge beweisen nicht, dass sie denselben Geschäftsvorfall darstellen.
Warum das wichtig ist
Sie ersetzt „sieht bezahlt aus“ durch eine überprüfbare Erklärung. Außerdem trennt sie zeitliche Unterschiede von tatsächlichen Fehlern: Eine gestern gesendete Zahlung kann im heutigen Kontoauszug fehlen. Ziel ist, Ausnahmefälle mit Nachweisen zu erkennen und zu klären.
Ein Praxisbeispiel
Ein Kanalbericht zeigt eine Auszahlung über COP 1.250.000. Die Bank erfasst COP 1.245.000. Eine belegte Bankgebühr von COP 5.000 erklärt die Differenz. Ohne Nachweis bleibt der Betrag ungeklärt. Er darf nicht als Ausgabe erfunden werden, nur um den Monat abzuschließen.
Ein Fehler, den du vermeiden solltest
Nur nach Betrag zuzuordnen, ist bei mehreren Transaktionen mit gleichem Wert unzuverlässig. Nutze Referenzen, Währung, Daten und Aufschlüsselungen. Ordne eine Erstattung keiner unverbundenen Reservierung zu, nur weil dadurch die Gesamtsumme aufgeht.
In die Praxis umsetzen
- Verknüpfe Kennungen von Kanal, Zahlungsdienstleister, Reservierung und Bank.
- Erfasse Abweichungen mit Grund, Nachweis und zuständiger Person.
- Übernimm ungeklärte Posten in Folgezeiträume, bis ihre Klärung überprüfbar ist.
Eine häufige Frage
Beweist eine vollständige Abstimmung die Rentabilität?
Nein. Sie stellt Beziehungen zwischen Aufzeichnungen und Bewegungen im geprüften Umfang her. Eine Gewinnanalyse braucht auch Kosten, Abgrenzungen und einheitliche Buchführungsregeln. Ein abgestimmter Banksaldo ersetzt nicht das Betriebsergebnis eines Zeitraums.